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天津外国语学院实物档案管理细则 天津外国语学院在办学的历史过程中，形成了大量有价值的实物档案。它们是学校档案的瑰宝，是办学传统的结晶，真实地记录了学校创建、变迁、发展的历史 一、实物档案管理的基本原则 （一）本细则所称的实物档案指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。 （二）实物档案实行分级注册，分层管理的原则。凡具有反映学校特色(包括学校自身形成和从社会上收集两部分)并具保存价值的实物档案，集中存放在档案部门；具有局部特色并具保存价值的实物档案存于各学院。 （三）实物档案属于学校财产，任何部门或个人不得占为己有。 二、实物档案的归档范围 （一）历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。 （二）各级领导视察学校工作，为学校所写的题词、签名和赠送的书画。 （三）学校及其他职能业务部门不同时期的印章。 （四）学校从事教学、科研、管理等各项工作中，取得的重大成果所获得的奖章、奖杯和证书。 （五）在国际交往中，国际友人赠送的珍贵礼品和纪念品(包括名人字画、特制纪念盘、纪念章、纪念币等)。 （六）中外校友会和著名校友给母校的赠品。 （七）学校参加国家和省市地区举办的各项活动（包括文艺、体育比赛等）中获得的奖杯、奖旗、奖章及荣誉证书等。 （八）反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）。 三、实物档案的归档时间 实物档案归档时间在每年年底由归档单位(包括各二级学院、系、部、处、室、馆、中心、所)移交至校档案部门，同时上交实物档案目录清单及说明(包括产生时间、地点、缘由等背景信息)。 四、实物档案的保管 （一）凡属上述归档范围内的实物档案，必须将目录清单及说明报档案部门注册登记，并由档案室拍摄照片，标明存放地点，按规定存放。 （二）凡属档案部门统一保存的实物档案，有关部门如有需要，可以办理借出手续，但陈列期限不得超过五年。在陈列中如有损坏、遗失等情况或逾期不交还者，学校给予通报批评，并按实物价值予以经济处罚。 （三）有局部特色和保存价值的实物档案，可存于各学院。 二00六年十月十九日 2