Visual Basic 管理信息开发案例 教学课件 作者 武新华 第1－4章 第3章 办公文档管理信息系统.pptVIP

第3章 办公文档管理信息系统 3.1 系统开发的功能分析 3.2 设计好自己的数据库 3.3 系统开发过程的实现 3.4 应用程序的打包和发布 3.5 相关开发技术介绍 3.6 最终运行结果的查看 3.1 系统开发的功能分析 3.1.1 设计目标 本章要开发的办公文档管理信息系统是用来实现对日常办公中产生的电子文档的存储、备案、检索等信息处理功能。其总体设计目标是实现办公电子文档管理的系统化和自动化，帮助企业工作人员更好、更高效地完成电子信息资料的管理工作。 3.1.2 需要实现的系统功能 我们知道，现在多数企业、单位，无论其规模大小，大都有自己的数据库来实现对自己企业内部信息的管理。本办公文档管理信息系统的开发，正是要设计这样一个用来对数据进行处理，对日常电子文档信息进行管理的软件系统来满足人们的实际需求。 确定了本系统的设计目标之后，在开发本系统时需要实现的系统功能主要有如下所述几点： (1) 对个人电脑中的各种电子文档进行编目，并能够根据自己的需要建立文档索引信息，便于以后进行查询。 (2) 将各种电子文档存储到数据库中，而不是存入磁盘目录，从而有效地防止误删除或硬盘故障导致数据无法恢复。 (3) 能够自动按照编目类别来显示查询已存储过的电子文档，并支持各种Windows常用格式，如Office、IE、图形和多媒体文件。 (4) 所有信息保存在单一的数据库文件中，保存了数据库文件，则就可以保存所有文档。 3.1.3 开发和运行环境 开发工具：Visual Basic 6.0，所用后台数据库是Access 2000。 运行环境：Windows 9x、Windows NT、Windows 2000或Windows XP/2003操作系统。 3.1.4 系统功能模块的设计 根据日常工作中的实际需求，本系统在设计中充分利用了数据库技术和文件处理技术来实现对文档进行管理和维护，同时还提供了一些常用的办公管理功能，以丰富该系统的“个人”特性。 1．个人文档管理功能 强大的文档管理功能使用户可以用该软件快速地查阅出所需的文件，并顺利将其归入预先设定好的档案目录中。 2．个人日常管理功能 可以将每次会议的时间、会议纪要以及其他信息登记到时间记录器上，它会定时提醒您所要做的事情，同时还可以定期将此信息进行整理，帮助您对日常繁杂的工作进行管理。 3．方便的阅读和检索功能 可以像阅读一本书一样快速翻阅、保存各类文档，并且可以将保存的文档按照原有的格式存为文件。 4．个人通讯管理功能 可用软件中的名片夹将所有名片按一定顺序记录，使用户可以随时翻阅、记录信息，并自动进行保存。 5．自动归档功能 可按用户所选择的目录以及安排的自动保存时间，无须人工干预，自动检索文件并存入数据库，让工作更轻松、周密。 6．定时提醒 可将自己的用户、朋友等个人信息存入数据库，并随意安排自己的时间，系统将会按照你的安排定时对你发出提醒信息。 7．支持多种文件格式 能够分类保存给予Windows的各种格式的文档，包括Word、Excel、PowerPoint以及各种图文图像、语音软件等。 本系统的总体功能结构图如图3-1-1所示。 图3-1-1 本系统的总体功能结构图 3.2 设计好自己的数据库 本系统所使用的一些Access格式等数据库表格结构，各表格的名称、数据项及类型在以下表格中有明确说明，读者完全可以按照这些说明来使用Access设计表格。 (1) 文档信息表，如表3-2-1所示。 (2) 联系人表，如表3-2-2所示。 (3) 个人信息表，如表3-2-3所示。 表3-2-1 文档信息表 表3-2-2 联系人表 表3-2-3 个人信息表 (4) 约会会议表，如表3-2-4所示。 (5) 项目表，如表3-2-5所示。 (6) 自动归档表，如表3-2-6所示。 (7) 重