办公室实务 教学课件 作者 张丽荣 主编 办公室环境管理.pptVIP

办公室环境管理 一 办公室环境的构成 办公室的环境分为软环境和硬环境。 软环境——办公室的工作氛围、人际关系、秘书人员的素质等。 硬环境——办公室的空气、 光线、声音等。 （一）构成办公环境的要素 空气。要有良好的通风、温度要适宜。室温20——25度。 光线。光线应充足。自然光为好，光线不应引起计算机屏幕的反射。 声音。保持肃静、安宁的气氛。应有一定的吸音、静音设施。 绿化。 （二）办公室布局类型 布局的作用 能形成效率的工作流程；有利于员工的工作分配；有利于工作顺利完成。 开放式布局 全开放式——一个完整敞开的大空间，包含单个工作位置的组合。工作位置的组合按工作运转流程和信息的流程来安排的。每个工作位置有办公桌、电话等设备 封闭式布局 传统式办公室。按办公职能设置分割的若干个相对独立办公室，组成一个个小办公室。 二、办公室的布置 （一）布置办公室的三大原则 1、有利于沟通 2、便于监督 3、协调、舒适 （二）布置办公室的基本要求 1、采用一大间办公室比采用同样大小的若干小办公室为优。 2、桌子规格相同。 3、各种柜子高度一致。 4、将常有外宾来访的部门置于部门入口处，否则应规定来客须知。 5、自动售货机、公告板置于不造成拥挤处。 6、主管座位置于员工座位之后。 7、自然光来自桌子的左上方或斜后上方。不要面对窗户、太靠近热源、坐在通风线上。 8、电源插座充足。 9、常用的设备与档案应置于使用者附近。 10、预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。 （三）办公室布置的具体要求 1、办公桌的排列按照直线对称的原则和工作流程的顺序，以最接近直线为佳，同室工作人员应朝同一方向。 2、各座位间通道适宜，应以事就人。 3、领导应位于后方。 4、常用设备位于使用者处。 5、电话最好是5平方米空间范围内一部。 6.光线应来自于左方。 三、保持工作环境整洁 三、保持工作环境整洁 （一）秘书要经常清洁整理由你负责的办公区 1、个人工作环境 ?清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； ?保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人的物品； ?电话按键和听筒应经常清洁消毒； 自用的办公用品（纸张、笔尺、小装订类、归档用品、办公设备专用易耗品）应有序存放，按照使用频率及使用习惯安排； 常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理，注意整洁。 三、保持工作环境整洁 ?来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； ?保持电脑、电话等设备的线路整齐。 ⑥报纸、杂志、资料、文件等及时处理。 ⑦下班前检查电脑等是否关闭、抽屉等是否锁好。 三、保持工作环境整洁 （二）清洁整理公用区域 ?正确使用并注意维护复印机、打印机等办公设备，保持周边整洁。 ?注意在办公设备、室内光线、温度、通风等方面存在的问题，提出建议并进行整改。 ?经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等共用资源。 ?注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。 ⑤公用资源摆放有序，用后归位 文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用； 公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放在下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； 一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便； 接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。 三、保持工作环境整洁（三）清洁整理上司工作区域 1.整理和清洁办公室和办公桌。 2.每天定时通风。 3.整理文件。 4.整理花卉、盆景等。 5.烟缸、茶具进行整理。 6.安全、卫生的检查。 四、营造安全健康的办公环境 （一）树立健康安全意识 1、学法、懂法，树立安全意识，用法律保护自己的合法劳动权益； 2、上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度； 3、主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患，病灾职权范围内的应及时加以排除。 4、发现特殊情况及时反映。 5、按照设备安全操作规程操作设备。 6、发现故障，立即报告并填写“设备故障登记表”。