办公室事务 第一章.pptVIP

尚辅网 四、参与协调 所谓协调，是指防止系统出现不协调的现象，以及纠正不协调的行为而使之协调的管理活动。 按照马克思主义哲学的基本原理，矛盾无时不有，无处不在，旧的矛盾解决了，新的矛盾又会出现，因此协调是一项经常性的工作，是使决策目标得以实现的重要保障。 （一）办公室参与协调的职责 协调 主动协调 被动协调 1．根据领导的思想意图和指示精神，统筹兼顾地起草工作计划。 2．解释领导的决策意图和指示精神，并回答有关咨询。 3．受领导之托，邀集有关单位或部门的有关人员，商讨需要共同完成的任务。 4．主动与兄弟单位保持密切的联系，尤其是那些工作中经常发生关系的单位。 1．及时发现不协调的行为。 2．迅速查明不协调的原因。 3．主动提出协调的意见和建议。 4．可以在领导授权下直接进行协调。 5．关注协调后的效果。 （二）办公室履行参与协调的要求 参与协调 尊重事实 坚持原则 解决彻底 注重时效 五、协助控制 （一）掌握控制的基本原理 2．必须确 定明确的执 行标准 4．必须提 出合理的 纠正意见。 3．必须保 证信息的 始终贯通 1．必须建 立完善的 控制系统。 控制的 基本原理 （二）办公室协助控制的职责 协助领导 实施控制 的职责 协助领导 制定标准 检查纠正 意见的落 实效果 保持信息 传递通道 的畅通 检查执行 的情况，掌 握反馈信息 分析问题产 生的原因， 提出纠正的 建议 （二）办公室履行协助控制的要求 主动 考虑人 的因素 有重点 灵活 及时 遵循以 下原则 技能训练 1 公司老板与供货商刘经理就进货问题谈了几个回合 了。这天刘经理来公司准备签合同，但公司老板又提出 了供货中的问题，一个上午又无果而终。刘经理回去的 时候，秘书送他到电梯口。在电梯口，刘经理苦笑着对秘 书说：“你们老板今天怎么变得这么婆婆妈妈的，没有一点 男子汉大丈夫的气魄？” 面对这种情况，秘书应该如何处理？现在秘书有这么几种选择： a、我们也经常不太知道他是怎么想的。 b、最近他确实有些婆婆妈妈，我们也有这样的感觉。 c、真的吗？哈哈，刘经理您说的真有意思。 d、刘经理，看来你还是不了解我们老板！ e、刘经理，这你不能怪我们老板，你们不也老是变来变去吗？ 对于秘书以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明 理由，并对其他几种选择进行评析。 2 于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司， 公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，就收到一 份传真。传真是青海一家医院发来的，说是本公司生产的麻 醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很 大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此， 院方要求公司尽快派人过去处理。于雪看完传真后，马上采 取了以下措施： a.马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。 b.马上与正在香港出差的姜总通电话，向他汇报情况，并听取 他的指示。 c.马上以姜总的名义给对方院长发传真，并请院长代表公司 向病人家属表示慰问。 d.与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的 影响而采取相应的对策。 e.向有关技术人员咨询，这类医疗事件到底是设备质量问题 还是医务人员操作失误。 请从以上5个选项中找出不合适的措施，并说明其理由。 第二节 办公室组织机构 僵化的解决结构不允许灵活性，不允许幻想 和激情，必然导致任何思想都被扼杀在 萌芽状态之中。 知识要点 ●掌握组织机构的基本类型 ●掌握组织机构的优缺点 能力要求 ●能辩明各单位的组织结构 情景导入 一、社会组织机构的基本类型 1、直线式组织 总经理 生产 副总经理 财务 副总经理 人事管理 副总经理 销售 副总经理 办公室 经理 A部门 管理员 C部门 管理员 B部门 管理员 职工 职工 职工 2、职能式组织 总经理 办公室 经理 雇用部 职工评议部 培训部 工资部 职工 3、直线参谋式组织 总经理 主计长 内部审计 决算 预算 人事 系统与程序 行政办公室 经理 普通会计 销售会计 工厂会计 行政业务 总经理助理 4、委员会式组织 组织越大越复杂，各级人员相互之间的关系越需要协调。为了满足这种需求，委员会式组织提供的结构中，权责不再是由一个领导掌握，而是由一群人联合掌握，委员会式组织形式通常与正规的直线和参谋结构一起使用，或者作为直线和参谋式结构的一种补充。 ①集体决策比个人命令往往更容易被人们接受。 ②集体成员互相配合，会协作得更好；管理人员也会把他们的组织看成一个紧密结合的整体，而不只是自己的一个单独的部门，由此更便于协调。 ③由于集体能全面考察组织的行为，讨论影响组织内