工作计画撰写.ppt

工作計畫撰寫 倪達仁 編授 2008年11月5日 專供本校職員內部訓練之用，非營利 工作計畫的本質 在設計一個能使在集體中工作的人們取得良好的工作效果的環境時，最重要的任務是： 明確：總目標、一定時期的分目標、實現目標的方法 ?工作計畫就是： 預先決定做什麼，怎麼做，何時做和誰去做等工作事項 計畫的一般內容 可用5WlH來表示 做什麼(What to do it?)： 明確所要進行W活動內容及要求 為什麼做(Why to do it?)： 明確計畫工作的原因和目的，並論證可行性 何時做(When to do it?)： 規定計劃中各項工作的開始和完成時間，以便進行有效控制以及對能力和資源進行平衡 何地做(Where to do it?)： 規定計劃實施地點或場所，知曉計畫實施的環境條件和限制，從而合理地安排計畫實施的空間 誰去做 (Who to do it?)： 規定計劃工作任務由哪些部門和人員負責、那些部門協助，哪些部門和人員參加審核等 怎樣做(How to do it?)： 制定實現計畫的措施以及相應的政策和規則，對資源進行合理有效的利用，以達到計畫的目標 為麼要做工作計畫 「事情總是不斷地在變，不值得做規劃」 ?的確，變動是永遠存在的因素 但如果你相信做計劃只是白費功夫，根本懶得嘗試，事情會比現在更不受控制 一般不做工作計畫的原因： 缺乏動手做計劃的信心或者相關的知識 做計劃時需要作出的承諾，把你給嚇倒了 覺得做計劃會花去寶貴的時間，不如用來完成有期限的任務 工作計畫在組織作上的功能 確定所想達成的目標 ? 制訂計劃 把計劃付諸實踐?組織調度 吩咐其他人做些甚麼?命令指揮 確保要做的事都已完成，並且合乎標準?監控品管 工作計畫的起步 ※我現在在哪裡?Where am I now? ※我想去哪裡? Where do l want to be? ※我怎樣才能到達那裡? How WiIl I get there? ※我怎樣知道自己已經達到目的? How Will I know when I have got there? 莫忘了?5W1H 計畫撰寫前的一般評估SWOT S長處： 有助於你推動工作的優點所在 W弱點： 需要改進，而且有能力改進之處；或無法改進，宜避免之處 O契機 ： 可以或者可能帶來發展機會的領域 T威脅 ：可能會阻礙計畫推動的障礙 精細規劃 僅僅掌握了總的發展方向，並不足以達到目標 要達成計畫目標，還需精細 很多計劃就是因為太大、太複雜 通常還須分成幾個不同的階段（分項計畫或子計畫） 我是否暸解，要達成最終的目標，需要進行哪些主要的工作? 我是否已擬定，每項主要工作需要我做哪些事的細節? 我有否為各項主要的工作定下實際可行的完成日期，並且為延宕預留了時間? 我是否已估算了成本?總體的預算是否合理? 我是否已確保，各項主要工作的行動方案在先後次序-巨編排正確? 我是否已白紙黑字寫下規劃? 工作計畫的層級 工作計畫的VMOST模式 從願景、使命、目標、策略和戰術(簡稱VMOST)，形成計畫運作一步一步由上而下的階層步驟 一般目標性工作計畫的撰寫 寫不出來怎麼辦 空白症候群及其solutions 症候一：根本就不曉得從何開始 ?對策一； 用「自問自答表」擬大綱 用「天馬行空」式擬大綱。儘量寫，宣洩意念，讓自己隨意聯想，待會再重新整理 症候二：必須整合大量的資訊，不能有絲毫遺漏 ?對策二： 用「腦力激盪」，找出各個項目間的邏輯關係，再擬出大綱 利用卡片，把意念和資料寫在卡片上，再加以整理 利用可以反覆黏貼的便條膠帶，把所有的意念寫在便條膠帶上，貼起來，稍加整理後再擬出大綱 症候三：苦心孤諧地在稿紙上打轉，心裏想著要讓它完美無缺 ?對策三： 「天馬行空」式擬大綱 症候四：胸有成竹知道該說些什麼，但是不知道該如何進行 ?對策四： 用傳統的方式擬大綱 自問自答表 一、為什麼要寫這份文件?（答案應該讓你寫出的第一個句子，足以引起對方的興趣。） 二、是誰要看這份文件？（寫的時候要隨時想到這些人） 三、回答下列選擇和你的主題最有關聯的問題（在方格中作記號） □希望閱讀者作出什麼結論？ □想討論什麼問題? □你的立場是什麼?（這個問題的答案，儘可能在文章的開場白就提出來，如果答案類似問題 ，也沒關係） 四、把像是(a)背景、(b)原因、(c)實例’ (d)佐證的資料等，列在下面，你必須在文章中一一回答這些問題 (a) (b) (c) (d)… 五、偶爾會有一些問題，放在別處都不適當，列在下面（必要時，可多用幾張紙） 六、把在第四項、第五項的各個問題按先後次序排出來 七、下結論時把要點再強調一週，設法加進一些個人的看法 八、如果覺得有必要，可以把所有列在表上的意念整理成完整的大綱 「天馬行空」的做法