08、采购控制程序.docVIP

采购控制程序 文件编号：SJYYJD-CX-08-2011-A 编制部门：财务部 受控状态： 版号 修订说明 编制人 审核人 批准人 生效日期 A/0 1、目的 对酒店物资和服务供方采购全过程及进货产品的符合性进行有效控制，确保所购物资和服务供方满足要求。 2、适用范围 2.1 本程序适用于对饭店各类物资、外包服务采购全过程的控制。 2.2 对应标准条款：GB/T19001-2008-7.4。 3、职责 3.1财务部负责本程序的编制、修订并实施归口管理。 3.2 财务总监负责《采购申请单》、《月采购计划》审批。 3.3 财务部下属采购部。 3.3.1采购部经理 a) 负责对各部门提交的《采购申请单》进行审核、确认、汇总，并报财务总监、总经理批准。 b) 负责服务供方的调查、评价和承包方的管理； 3.3.2 采购员负责按照《采购申请单》的要求，选择有供应能力的供应商； 3.4 财务部下属成本部：收货员、仓库管理员及各部门相关人员负责所购物资的验收、入库。 4、工作程序 4.1采购分类 4.1.1采购物资分类：酒店应对拟购物资按其在产品服务提供中的重要程度，分为两类： a) 重要物资：指食品原材料(包括食品用原材料水产品、肉类产品、辅料等)、酒水、香烟、一次性客用品、工程物资等； b) 一般物资：指办公用品、餐饮日常用具用品等； 4.1.2 酒店的采购文件可包括：《采购申请单》、《申购单（餐饮专用）》、《合格供方名录》、《供方评价表》、《收货记录》、《月采购计划》等。 4.2 对供应商能力进行评价选择 4.2.1 供应商的选定条件 a) 具有提供所需物资必备的资源、资格； b) 具有持续稳定的合格产品供应渠道； c) 具有良好的商业信誉，能保证及时供货，有良好的服务态度，并能配合酒店做出相应改进； d) 质量稳定，与其它同类产品的质量相比，质量较优； e) 价格要求与其它同类同等质量的产品相比较低； f) 具有环保意识，能提供符合环保要求的产品。 4.2.2采购部负责填写《供应商评价报告》，选出合格供应商，建立《合格供方名录》 4.3 有关环境因素控制标准 4.3.1厨房用水果蔬菜等原材料要求低污染、低残留，尽量采用绿色食品； 4.3.2 餐具清洁剂要求低氯、无毒、符合卫生防疫要求； 4.3.3 客房洗涤剂要求无磷、低氯、低毒。 4.4 合格供方的动态管理 4.4.1对供方质量情况应实施动态管理，当出现供货产品不合格时，采购部应及时与供方沟通，进行退、换处理； 4.4.2 当供货方连续发生三次以上不合格时，应注销其《合格供方名录》资格。 4.4.3财务部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方评定表》。 4.5 采购实施 4.5.1 采购计划 4.5.1.1采购计划的制定 a) 各部门应根据本月物资的实际使用情况及下月经营情况的预测，编制下月采购计划； b) 各部门在填报月份采购计划时，应满足以下要求： ---- 产品的名称、数量、规格或型号以及产品的质量要求； ---- 前期已购买过的产品需再购置时，按出库单上的名称、规格或型号填写； ---- 第一次购置时，须在采购计划中注明物资使用的要求或价格范围。 4.5.1.2 采购计划的报送、审批和反馈 a) 各部门应于每月20日前将下月部门采购计划按要求填写清楚，以电子版的形式发送至采购部； b) 采购部根据库存情况，核实物资的可采购量； c) 采购员收到电子版的月份采购计划后，及时进行物资询价、报价，对没有注明品牌、规格或型号的产品，根据所了解信息或询价的结果进行填报； d) 采购员将填好价格的采购计划电子版发送到各申请部门，申请部门收到后及时逐项核对，如有异议及时与采购员沟通，待确认后立即发回采购部； e) 采购员将采购计划整理好后，请各申购部门负责人签字(确认品牌、规格或型号、价格)，经采购部审核，报财务总监、总经理批准。 f) 每月各部门申购月计划以内的物资，需经申购部门经理、财务总监批准即可交由采购办理； j) 每月各部门申购除上述月计划以外的物资，需经申购部门负责人、财务总监、总经理批准； 4.5.1.3物资采购的实施 a) 采购经理接到审批后的月采购计划，根据物资的种类合理安排采购员外出采购，尽量减少外出采购次数，并避免重复采购现象； b) 采购员须坚持比质量、比价格、比供货时间的“三比”原则，实施采购； c) 采购物资应尽可能地按使用部门的时间要求及时购回，如不能按时购回，及时与使用部门沟通； d) 对采购量大的商品或价值较高的商品须遵循公正、合理的采购原则，实行定期公开招标。 4.5.2 零星(临时)采购 4.5.2.1部门临时性的《采购申请单》首先请部门负责人审批后送到采