基础信息编码规范化研究.docVIP

基础信息编码的规范化研究 沈锡臣 陈怀楚 李功强 ccsxc@tsinghua.edu.cn 清华大学 100084 摘 要：本文阐述了基础信息的范畴、特性，提出基础信息编码原则，就高等学校主要基础信息的编码给出一个范例。 关键词：基础信息；信息编码；规范化 制定信息标准是一个覆盖面很宽、应用范围很广的信息化规范工作，它是信息化建设的基础工程。而基础信息编码在信息系统中使用频率最高、影响最大，因此研制基础信息编码又是制订信息标准的基础性工作。 在高校中基础信息编码一般是指学号、教工号、单位（院系）号、课号、科研项目号等通用性很强的信息编码,它们在应用系统中经常扮演关键信息项（数据库中又称为主码字段）的角色，基础信息编码是否规范、科学，影响着学校应用系统的质量和效率，对学校信息化建设有着长远的作用。因此，我们必须重视基础信息编码的研究和制订。 1．基础信息编码原则 1.1 唯一性 基础信息的编码是描述对象基本属性的唯一标识。例如，学号是在校学生的唯一标识，一个学生只有一个学号；反之，一个学号只对应一个学生； 有的编码对象可能有多个不同描述（例如校内单位，可有单位号、单位全称、单位简称、英文全称、英文缩写等），可以按不同方式对其进行分类编码，但在一个分类编码中，每一个对象只有一个代码，一个代码唯一标识一个编码对象（例如单位号是单位数字编码的唯一标识，一个单位只有一个单位号）。 1.2 稳定性 基础信息编码要反映对象最本质的属性或特征，要有相对的稳定性。例如学号一般只包含学生入学年份和类别（本科生、硕士生、博士生等），这样可以保证学生从入学到离校的几年时间里学号不变。如果学号中包含专业或院系等信息，则会因为学生转专业或转院系这些正常的变动而更改学号，造成信息管理上的不延续。 1.3 可扩充性 基础信息编码设计要考虑到长远使用，应能满足几十年以致上百年使用。在各类基础信息编码中要留有适当的空间，以保证随着学校各项事业的发展而进行扩充和调整，但不打乱原有的体系和合理的顺序。 1.4 规范性 在同一类基础信息编码中，编码的类型、结构以及编写格式必须统一。 1.5 兼容性 与相关标准（原有编码、包括国家标准、部颁标准）协调一致。 1.6 实用性 代码要尽可能反映编码对象的特点，有助于记忆，便于填写； 数字编码与字符编码各有特点，但数字、字符混合编码缺点突出：字符有大小写之分、键盘录入容易出错，所以一般尽量避免采用数字、字符混合编码。 2. 人员编码 2.1 学号中类别码的分配 a．本科生学号 01：本科生，如2003010123 08：本科留学生，2003080123 02：二学位，如 2003020123 11：交换生，如 2003110123 … … 04：临时来校生，2003040123 13：旁听生，如 2003130123 b．研究生学号 ■ 硕士研究生 21：硕士研究生（学历教育研究生，含学历教育专业学位） 22：非学历教育专业学位（如，工程硕士、MPA、MBA、EMBA、JM、软件工程硕士等） 26：同等学力硕士生 27：港澳台硕士生 28：外国留学硕士生 29：其他（如研究生课程进修班学员） ■ 博士研究生：31―39（略） c．境外来华非学历教育学生学号 境外来华非学历教育学生学号：40－49（略） d．继续教育学院学历及非学历教育学员学号 继续教育学院学历及非学历教育学员学号：50－59（略） 2.2 教工号中类别码的分配 教工号的第5、6位（分类号）占用60－99，按不同编制（正式事业编制、人事代理事业编制、流动事业编制、附属医院事业编制、企业编制以及博士后、临时员工、高访学者、借调人员等）分类编码，形式与学号相同。学号、教工号的信息项标准如表1所示。 信息项名 中文简称 类型 宽度 说明 XH 学号 C 10 格式：NNNNLLSSSS，LL取值范围：01－59 JGH 教工号 C 10 格式：NNNNLLSSSS，LL取值范围：60－99 表1 人员编码的信息项标准 新的人员编码具有容量大（可避免百年号码重复），可以合理分类，其可扩充的余量足够大，覆盖了学校各种人员，保证其使用寿命加长。 3. 单位编码 3.1 单位编码的结构 单位编码结构包括：单位号（数字编码）、单位简称（中文）、单位简拼（拼音字头）、单位全称（中文）、英文简称、英文全称，6个字段都是表述一个单位的方式，在各种业务活动中可以取用不同的方式。 单位号（数字编码）是反映校内单位相互关联的一种传统描述方式，数字编码的编码方式见下面3.2 中部分。 单位全称（中文）用于正式