管理与文秘的关系.docVIP

? 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 2008年3月 第25卷第2期 云南民族大学学报(哲学社会科学版) Journal of Yunnan Nationalities University Vol125, No12 Mar. 2008 【收稿日期】2007 - 10 - 20 【作者简介】纳勇(1955 - ) , 男(回族) , 云南民族大学副研究馆员。 ①“管理文秘”为教育部2001年下达于公共管理学科类的专业基础课程教学任务, 目前未见该名称的教科书或专著。 【管理发展史】 “管理文秘”职能的历史演变 纳　勇 (云南民族大学管理学院, 云南昆明650031) 摘　要: “管理文秘”为现代行政学概念, 就其范围与职能而言, 管理与文秘彼此交叉又不可分割, 它是管理的 一般原理在文秘领域中的特殊应用; 管理文秘是事务管理、文秘人员在不同程度上进行着领导或管理者的管理活动。 关键词: 职能; 管理; 文书; 秘书; 管理文秘 【中图分类号】C931. 46 　　　【文献标识码】A　　　【文章编号】1672 - 867X (2008) 02 - 0120 - 03 当今谈论到文秘职能或秘书职能时, 无非是办 事、办会、办文、当参谋等, 却忽略了管理在其职 能中的含义。①这就从某种程度上减弱了该项职能 的职业意愿与职业渴望(管理学中称为“职业性 向”) , 以及“问责制”对该项职能依何进行“问 责”的问题。为此, 笔者在前人研究的基础上做 扼要的论述, 以期抛砖引玉。 (一) 管理在文秘中的含义。管理是一个大概 念, 社会上各行业都涉及有关管理的问题。管理概 念在行政管理、公共行政、公共管理、秘书学的研 究中运用得最多的是法国法约尔的管理五要素: “管理, 就是实行计划、组织、指挥、协调和控 制”, 它是“一种分配于领导人和整个组织成员之 间的职能”, 是一个为达到组织目标而依次成为的 一个完整管理过程, 这是从职能方面解释的管 理。[ 1 ] ( P5)依据法约尔管理的职能意义, 管理职能是 管理人员在完成管理任务过程中系处于一定职务的 人完成其职务的能力。[ 2 ] ( P12) 从动态上又指为实现 某一组织的主要目的, 并对所必须的活动进行分 组。这就有两种情况: 一是以工作的内容和活动为 核心, 将性质相同的工作群称为职能, 如行政职 能、经营职能、财务职能、作业职能。二是将目的 相同的工作群称为职能, 如制造职能, 销售职能、 文秘职能等。故从最广意义上讲, 职能与工作的含 义相同, 系指与一个职位相关的活动或工作。即我 们常说的职责与职权。这种职责与职权在掌握管理 权任务中, 是让工作完成而取得成果。这就需管理 者有效地利用人力和物力去实现组织目标。组织目 标是一切组织赖以建立和存在的前提, 是维系一个 组织发展的核心。组织目标从执行的角度可划分为 法定操作的目标; 从任务的角度可划分为工作目标 和自身建设目标; 从目标分解的角度可划分为总、 分的目标; 从职责关系的角度可划分整体、部门、 单位、个人的目标; 从时间角度可划分为长期、中 期、短期的目标等等。因而, 管理者或领导不能独 立完成组织目标所有的工作任务, 之所以需要团队 的支持与管理。这就是说领导欲完成组织目标, 必 须通过其他人来取得成果, 同时也是管理在文秘中 的涵义所在。即从计划、组织、指挥、协调和控制 等管理过程理论中归纳出管理过程里面的文秘工作 内容。这是在目前探讨得不太深不太广的问题。 (二) 关于文与秘的概念。为了“取得成果”, 你的管理者(或领导、或经理等) 会把任务的职 责和职权授权给团队的成员, 允许他们到后台来 “管理”组织目标的执行过程。那么, 最先决策与 计划要授权的就应是文秘管理者(或秘书) 。提起 “秘书”这个词, 很多人会从过去西方70 年代的 一些影片中想起下面两个老套的形象: 一个是修抹 着指甲的“浪女”, 另一个就是狂热地守卫着领导 办公室入口的凶猛的“老龙”。这显然都不是当今 的职业文秘的形象! 值得注意的是, 很多文秘管理 工作者的不自重, 缺乏自信和防卫心理正在加强人 们的这种印象。这对文秘管理工作者外在形象的塑 造有一定的影响。 首谈“文书”。据《辞海》解释, 一指文章书 法; 二指诗书古籍; 三指公文、案牍; 四指书信、 — 120 — ? 1994-2010 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 契约。文书学研究人员取后二意表述为: 文书是人 类在社会活动中, 由于处