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森林经营认证 文件审核 北京林业大学 郑小贤 一、文件评审的目的 根据森林经营认证实施规则要求，森林经营认证审核包括文件审核、相关利益者访谈和现场审核（附件1）。 文件评审的目的在于： 确定文件所述体系与审核准则的符合性； 获得对受审核方的适当了解，以策划现场审核，包括编制审核计划。 二、评审的文件类型与数量 评审的文件包括： 1.相关的管理体系文件 包括手册、方针与目标、程序文件、组织结构与岗位职责等。 2.相关的管理体系记录 通常指与管理体系相关的重要记录。对于森林经营认证审核，包括受审核方主要森林经营活动、木材生产、培训、化学药品使用、森林监测等清单、适用的法律法规清单、符合法律法规要求的证明、与相关利益方联络的记录等。 3.以往的审核报告 包括以往进行的各种审核的报告，包括文件评审的结果。例如： 对于复评，调阅上一个认证周期中历次审核的审核报告和记录； 对于认证证书在认证机构之间的转换，考虑其他认证机构以往的审核报告； 在初次审核前，已获得其他体系领域认证的审核报告。 在文件评审时，为获得对受审核方管理体系的了解以及澄清有关问题，可以要求受审核方提交进一步的文件和记录，也可以进行预访问。其他的文件与记录可以留待现场审核进行评审。 4.文件评审数量应当考虑 (1)受审核组织的规模、性质和复杂程度 受审核方管理体系文件的数量与详略程度取决于其规模、性质与复杂程度，因此，文件评审时调阅文件的范围、层次及数量与受审核方的规模、性质与复杂程度有关。此外，对文件充分性的判断也需要结合受审核方的规模、性质与复杂程度作出，而没有一个简单统一的标准。例如，东北大型国有林业局与与南方小型林场相比，其文件的结构、数量及详细程度要复杂得多。文件评审人员有关行业的知识与经验，会有助于进行相应的判断。 (2)审核的目的与范围 审核的目的与范围不同决定了审核的任务与内容不同，也影响到对文件的关注程度以及评审的文件的范围、类型与数量。例如，监督审核通常仅对更改的文件进行评审。此外，对于具有多个分部的组织的多现场认证审核，可能需要进一步调阅有关各分部的文件。 三、文件评审的要求 文件审核的基本要求 全面性：文件内容是否覆盖并符合森林经营认证标准全部要素中的管理要求，不应回避和遗漏。 系统性：通过文件内容描述的森林经营管理体系是否具备系统性、逻辑性及连贯性，是否体现体系文件的结构和层次，是否给出相关文件的路径。 合理性：初步审查文件的合理性。 有效性：森林经营管理体系文件是否现行有效，符合文件控制要求。 规范性：名词术语是否符合森林经营认证标准要求。 四、文件评审实施的方式 文件评审一般在现场审核活动前进行，也可以同时进行。 初次森林认证审核包括预评估和主评估，都需要进行文件审核。 文件评审通常由审核组长和审核员进行。 五、文件审核内容 1.文件化体系的审核 ① 了解组织森林经营管理体系文件的层次和结构，判断是否适合于组织的情况，包括其职能设置、规模大小等。 ② 森林经营管理体系文件是否能够覆盖并满足标准的全部要求，不应回避及遗漏。例如： 手册是否覆盖标准的各个要素。 程序是否至少覆盖了标准中要求建立并保持程序的要素内容。 ③ 森林经营管理体系文件整体上是否能够覆盖审核认证的范围。 ④ 每一份森林经营管理体系文件(如森林经营方案、森林监测方案、作业指导书)是否明确界定其范围，在其范围内是否描述充分并满足标准要求。 ⑤ 森林经营管理体系文件(如森林经营方案、森林监测方案、作业指导书)之间是否层次清晰，逻辑关联： 每个文件是否给出了相关文件的路径。 如相关文件较多，不能逐一导引，是否以其他方式表明各体系文件的关系。 ⑥ 森林经营管理体系文件从整体上是否能够体现各要素之间的关系，每个文件与其他文件的接口是否内容协调统一。 ⑦ 森林经营管理体系文件在组织管理中是否具备权威性。 最高管理者是否以某种方式(如签署一个森林经营管理承诺文件发布)承认并表明其权威性。 各级文件是否经过具备足够资格和权限的人员审阅和批准。 ⑧ 森林经营管理体系文件是否覆盖了全部主要环节与最大环境影响因素的控制。 ⑨ 受审核方提交的森林经营管理文件是否现行有效版本且符合文件控制的要求，是否修改换版；如非初次审核，文件的修订是否合理，局部的调整是否将有接口关系的其他文件做了相应的调整。 ⑩ 审查森林经营管理体系运行的重要资料：法律法规清单、森林经营方案及其附件清单、作业规程、标准清单、林产品和林副产品清单、森林监测和评价清单等，以此考查体系要素运行的有效性和合理性。 2.森林经营管理手册的审核 多数组织将管理体系文件分为森林经营方案、森林监测手册、程序文件和作业指导书，审核时可以考虑以下方面： ① 审查手册是否简要描述了森林经营管理体系的各个要素并体现了它们之间的相互关系； ②