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第二章 事务管理 第一节 接待 一、确定涉外礼宾次序 相关知识 1、涉外接待的原则和要求 原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人(选择与隐私)、女士优先、入乡随俗 2、礼宾次序（礼宾序列）——尊卑有序、平等待人 依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序 依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序 依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序 依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列次序 不排列 示例分析（略） 礼宾次序确定的步骤 确定礼宾次序方案 首先按照来宾的身份、职务的高低排列 身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列 名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列 提前通知各有关方（一般在发邀请函时就著名礼宾顺序的排列方法） 按礼宾次序排列座次、名次、出场次序（国旗依礼宾次序从右向左排列，东道主在最左边） 二、安排涉外迎送仪式 （一）相关知识 涉外迎送仪式的要求 发出邀请：在邀请前必须明确邀请的规格，通常由东道国先发出邀请，邀请函上要表明被邀请者的身份、性质、时间 准备工作： ①搞清楚来访外宾或代表团的基本情况（总人数、职务、性别、配偶） ②外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯 ③拟定来宾访问日程 ④安排食宿 善始善终：迎来送往要安排圆满 着装要求：必须要着正装 （二）示例分析：略 （三）工作程序：P75 1、确定迎候人员：身份相当的主任、随从、翻译 2、准备迎宾的礼品：鲜花一定要用鲜花不可用菊花或百合，献花的应为年轻女性 3、见面讲究礼节：主人一方先介绍然后主宾介绍客方，后双方握手互致敬意 4、送行前的拜访：双方秘书互通电话，告知时间 5、安排送行仪式：飞机要提前3小时出发 三、安排涉外会见会谈和拜访 相关知识 涉外会见会谈的要求 会见（礼节性会晤）时间较短，通常是半小时左右 会谈（谈判）会谈内容比较正式，专题性较强 对秘书的要求： （1）充分了解双方的情况 （2）准备工作要落实到位（3）会见会谈时要做好记录 2、拜访的要求 拜访前双方秘书要电话联系，商定时间 东道主前去对方下榻宾馆，到到后现在大堂电话告知，不可直接上楼敲门 初次见面可以不送礼物，可临行前拜访时送礼 示例分析：略 工作程序： 1、约定 2、通知对方有关事项 3、★准备工作（了解背景资料，会见会谈时的地点选择、布置、检查，人员安排） 会谈时，一般采用长条形桌子，宾主相对而坐 会客室要考虑色彩，选择温暖柔和的颜色 会客室有运转正常冷暖设备18°C—21°C的温度和40%—60%的适度 会客室有较好的隔音和抗干扰设施 会客室保持卫生与清洁 会客室布置合理要有一定的艺术品位 检查扩音器声音是否清晰，电源插座的距离 座次安排★P79 4、迎接客人 5、会见、会谈 开始前出必要的译员、记录之外，一般工作人员应退出 会见会谈过程中旁人不可随意出入 会见会谈时住主方应提供饮料 6、送别客人 四、涉外宴请的常识 相关知识 涉外宴请的原则 注意环境的选择（雅致、安静的地方） 点菜时要考虑外宾宗教信仰的忌讳以及饮食习惯的差别 菜肴要有地方特色 参加人员要讲究个人卫生，衣着得体 西餐礼仪 赴宴前的准备： 接到邀请后，要看清请柬的各项内容 如果决定接受邀请并已答复就不要轻易改变 道别人家赴宴需要带礼物 根据请柬上的要求选择赴宴的服装 要准时赴宴（饭店要准点，家要稍晚） 西餐的座次安排：（主客间隔而坐、男女间隔而坐、夫妻分开而坐） 入席、退席礼节： 客人要在主人的带领下顺序入席（男主人领女主宾最先，女主人领男主宾最后，全部从座椅左侧入座） 入座后的礼节（双手放膝盖上不能上桌，餐巾只可以擦嘴） 暂时离开的表示方法（餐巾放在自己椅子上，如果放在盘子边，就意味结束进餐） 退席礼节（见女主人放下餐具，把餐巾折叠放在桌上意味宴请结束） P84★餐具使用方法与席间礼节： 使用刀叉的方法：左叉右刀，不要发出餐具的响声 吃鸡、虾、鱼的方法 吃面包的方法：不能整个面包咬 吃意大利面条的方法：面条绕在叉子上吃 吃水果的方法 喝咖啡或喝茶的方法：不能用茶匙盛茶或咖啡喝 吃完一道菜的表示方法：刀叉并排放在盘内 进餐的速度：应该与大家保持一致 谈话礼节：声音一定要清 西餐上的饮酒礼仪： 上菜程序：汤或冷食——鱼——主菜——色拉——甜食——咖啡 上酒次序：鸡尾酒（宴会前聊天喝）——白葡萄酒配鱼——红葡萄酒配味重的肉类主菜——香槟（要喝冰的）——添酒时不可捂住杯口或倒扣——配酒与撤菜同时进行 招待会的礼仪 招待会的请柬：表明时段、不需要回复 冷餐会的礼节：按顺序取菜（按西餐上菜顺序，顺时针排队不可伸长手臂），按量取菜，顾及他人的利益（不要用自己的餐具、注意桌面整洁） 酒会的礼节：（特点——顾名思义，是以酒水为主，座位比较少，站着聊天） 要以恰当方式把自