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一、 归档流程 纸质文件材料，一般先按“年度”挑选出来，再以“件”为单位进行组合。 注：个别门类的档案，归档环节稍有不同。 步骤 工作内容 1 平时预立卷 ↓ 2 文件材料准备齐全 ↓ 3 检查文件材料内容 ↓ 4 分类组合 ↓ 5 按件编页码（用铅笔） ↓ 6 打印案卷目录 ↓ 7 打印填写备考表 ↓ 8 装盒 ↓ 9 打印档案移交签字单 ↓ 移交档案 二、档案整理工作细则 一、齐全收集材料 1、工作内容 ⑴收集本部门工作活动中形成的具有保存价值的文件、声像材料等。 ⑵收集外来公文、会议交流材料等原件。 2、质量要求： ①归档的文件材料齐全完整 a、按照本校各类档案归档范围与保管期限表进行收集。 b、注重平时积累，随时收集。 c、底稿、附件、批复（若有的话），要收集齐全。 d、注意收集领导手中的重要材料。 e、注意收集参加会议带回的文件材料。 f、纸质文件和电子版本要同时收集。 h、材料手续要完备，注意文件本身的凭证价值，如合同由双方盖章，公文应有发文机关的印章，需要领导签字盖章才能生效的文件要签字盖章等。 ②载体和书写材料等符合标准 a、用纸规格要符合要求(三统一:表单与正文统一, 附件与正文统一, 目录与卷内材料统一)。 b、会议记录用纸要规范。 c 、一般为A4型，超过A4型的按A4型规格切割或折叠；对于小型的材料，如合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱。 d、书写材料杜绝使用圆珠笔、红墨水笔、纯蓝钢笔、铅笔，要用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑钢笔。 非手写材料应存打印件，如有字迹模糊或褪变的、传真件须复制后与复制件一并归档。 二、规范整理档案 （一）综合（文书）类材料的归档方法与步骤 1、分类 ⑴分年度（注意跨年度的材料 ） ①一般归入文件形成年度； ②跨年度的请示与批复归入批复年度，没有批复的归入请示年度； ③跨年度的规划、计划、预算一般归入内容针对的第一个年度； ④跨年度的总结、决算等归入文件内容针对的最后一个年度； ⑤跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度； ⑥跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度； ⑦法规性文件，归入公布或批准的年度； ⑧回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度； ⑨教学文件归入相应年度。 ⑵分机构（不同单位不能放在一起，但批复与请示要放在一起） ⑶分问题（按学校制定的分类方案进行） ⑷分期限（永久；长期；短期），（永久；定期30年；定期10年） 通常采用年度——问题分类法或 年度——组织机构分类法 2、分件组合 ⑴分件组合的基本要求是以问题为主，按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。 ⑵分件组合的形式 a、会议文件 ，按会议届次组合，一件或数件； b、非诉讼案件材料，按立案问题或人名组合，一件或数件； c、人民来信，可按信件作者、信件处理形式或反映的问题组合； d、统计、报表、名册等文件，按照格式名称或部门组合； e、管理和业务工作条例、法规、制度、调研材料，按问题组合； f、工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合 ； g、简报、刊物，可按名称或期号组合。 3、文件材料的排列与编号 ⑴文件的排列 a、一般按时间或重要程度顺序排列 ； b、批复、批示在前，请示、报告在后 ； c、正件在前，附件在后； d、正本在前，定稿或签阅单在后； e、转发件在前，被转发件在后； f、非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。 ⑵ 文件的页号编排 按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面一律用铅笔逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角。每份文件均从1开始编写。 4、文件整理 （1）先去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊，较大材料要切割或折叠。 （2）检查文件排列顺序是否规范合理。 5、按文件排列顺序（永久——长期——短期）编制档号 6、打印目录、按序装盒 注：文件和对应声像材料的处理 不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片、光盘等声像载体材料，要统一整理，分别存放，并在编目时注明互见号和存放地点。 7、填写档案备考表，审核人为部门单位分管档案领导。 8、交接 填写档案移交接收签字单附在目录前面，一式两份，交接双方各持一份备查。（前面工作除缝合外均由各形成档案材料部门的兼职档案人员在专职档案人员