员工如何管理工作时间.pptVIP

0512YTT企业家俱乐部 0512YTT企业家俱乐部 0512YTT企业家俱乐部 如何管理工作时间 * 一、引言 在工作常遇到以下的问题： 电话又响了！这个来电话，那个来电话，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的……都是不得不不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字…… 工作毫无计划，或者计划赶不上变化，或者做的计划从来没有兑现过。工作由着性子，想干什么就干什么，想到哪里就到哪里，想怎么干就怎么干。结果，事没少干，手头上的工作却越来越多，越干越乱，越干越没有章法了…… 办事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖后天，不检查工作进度，不规定完成期限，吹毛求疵。结果常常时间比预计的要长，导致重要的工作一拖再拖，别的部门也不得不停下来等进度。 工作不抓重点，眉毛胡子一把抓。重要的工作不去做，不重要的工作却抓住不放，经常是捡了芝麻丢了西瓜…… 二、员工时间管理的盲点 * 二、员工时间管理的盲点 （一）忙就好 许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。 * 二、员工时间管理的盲点 往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、同事、客户……的手里，自己要为上司的命令去工作，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？ （二）“身不由己” * 二、员工时间管理的盲点 这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。 而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。 （三）“江山易改、本性难移” 三、时间管理的原则及运用 * 三、员工时间管理的原则及运用 所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。 Ⅱ第二象限 重要 不紧急 Ⅰ第一象限 重要 紧急 Ⅲ第三象限 不紧急 不重要 Ⅳ第四象限 紧急 不重要 紧急 重要 不重要 第二象限工作法 不紧急 * 三、员工时间管理的原则及运用 Ⅱ第二象限 重要 不紧急 制定计划 改进流程 关注变化 学习 休息 健康、家庭 Ⅰ第一象限 重要 紧急 突发的危机事件 有时间要求的工作 事关大局的急迫问题 Ⅲ第三象限 不紧急 不重要 琐事的事 应付的差事 闲聊 拜访 有趣但无意义的是 Ⅳ第四象限 紧急 不重要 紧急 重要 不重要 不紧急 * 三、员工时间管理的原则及运用 注意事项： 1、合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。 2、先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。 3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，并注意纠正。 4、不要被第四象限中一些工作的假象所迷惑。 5、根据第二象限的工作制定计划。 6、80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。 * 三、员工时间管理的原则及运用 下面具体对日计划进行说明： （四）计划原则 日计划有5个步骤： 列出工作任务 估计工作需要时间 预留机动时间给意外的工作 决定优先顺序 事后的检查 * 三、员工时间管理的原则及运用 周计划、月计划所列出的工作任务 前一日未完成的工作任务 新考虑到的工作任务 其他的工作任务 （四）计划原则 日计划第一步：列出工作任务 在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天想要完成的工作任务，那么这些工作任务里面包括： * 三、员工时间管理的原则及运用 在每个工作任务后面，记下估计需要完成的时间，通过计算得出总时间： （四）计划原则 日计划第二步：估计所需要的工作时间 * 三、员工时间管理的原则及运用 如果一天的工作时间按照8小时来算，意味着在计划当中所控制的时间不得超过5个小时，也就是日计划是对5个小时进行的计划，那么另外3个小时可以作为机动时间处理突发性事件。 （四）计划原则 日计划第三步：保留弹性工作时间 保留机动时间，不能将工作排得