文档影像管理系统应用透析.docVIP

文档影像管理系统应用透析　　文档影像管理系统将票据、单证、文件和档案资料等转换成电子影像信息，存储并索引至光盘，用以代替纸张等传统的存储方式，它提供了灵活方便的检索和管理功能，是实现文档管理自动化不可缺少的好帮手。 发展历程　　用传统纸张保存的大量票据档案，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而利用缩微摄影设备将纸介质票据档案信息进行缩微处理，保存到缩微胶片上，尽管可以减少票据档案库房占地，节省保管设备和人员方面开支，但由于胶片缩微技术操作要求较高，无法进行远程查询，耗材量大，因此票据档案保管问题未得到根本性的解决。近年来，扫描、存储等信息技术的飞速发展，带来了文档存储管理的革命，用文档电子影像信息代替纸张，不仅节约空间，延长保存时间，同时方便查阅，因此，逐渐得到用户的认可　　文档影像管理系统具有了转化、存储、管理、共享等功能，具体工作流程分为四步： 　　1) 录入。通过扫描仪将各种票据、单证、文件和档案资料等转换成电子影像信息，即数字化文件。 　　2) 存储。选择适当的方式存储文档的电子影像，如CD光盘、硬盘等,每一张CD光盘可容纳万余张A4大小文件影像，可方便地保存、调阅各种文档影像。 　　3) 管理。管理是文档影像管理系统的核心，对文档影像快速、有效、系统地调阅起到决定性的作用。根据文档影像本身的特性，建立相应的检索目录，并与影像地址对应，在数秒钟内即可查询到任何一幅文档影像信息。 　　4) 共享。文档影像管理系统的宗旨在于文档信息的利用与共享。当有查询需求时，文档影像资料可快速显示在屏幕上，需要纸张依据时，利用打印机便可实现。企业利用现有的网络，可以在不离开岗位的情况下调阅查询文档影像。 　　文档影像管理系统发展状况如图1所示。 　　从近几年的国内市场发展可以看出，文档影像管理系统的市场规模在逐年扩大，每年以翻番的速度攀升，预计今年市场将达到4.5亿元。 行业应用分析　　文档影像管理系统在银行、保险行业得到足够的重视，发挥了巨大的作用并产生了良好的社会效益和经济效益。工商税务、公检法等政府机关，邮电、医院、教育等行业也在积极关注文档影像管理系统的应用，并且开始使用。 　文档影像管理系统行业应用分布如图2 所示。 　　行业应用分布图可以看到： 　　1、银行业应用最广泛，约占70.8%的份额。银行业文档影像管理系统开展得最早。银行业产生大量的凭证及文档，如对公业务凭证、零售业务凭证、银行卡业务凭证、国际业务凭证、人事档案及办公文件等，对于一个规模较大的分行，每天就达到上万张。处理如此大量的凭证档案正是文档影像管理系统的优势。成立缩微技术中心，使用高速文档扫描机，根据不同凭证的特点，利用OCR（自动字符识别）技术或人工建立对应索引，提供方便、快捷的查询。处理后的凭证档案进行塑料封存后，可做长期保存。此外，文档影像管理系统还可受理来自分理处、储蓄、会计出纳等部门的查询请求，在几分钟内迅速查找到相关资料的电子影像，通过E-mail或传真将查询结果送到客户手中。文档影像管理系统的应用，不但缩短了客户服务的响应时间，而且大大降低了手工库房管理的劳动强度和费用，同时增强了银行档案的内部资源共享。目前，中国工商银行已在15个省共32个城市全面实施银行凭证档案管理电子化改革，中国建设银行、中国银行、中国农业银行、交通银行等也正在逐步推行文档影像管理系统。 　　2、保险业约占整个市场的9.1%份额。在保险公司的日常业务运行过程中，有很多文档资料，如投保单、保险单等，是非常重要的原始凭证，保险公司必须有完善的管理措施管理这些原始凭证，因此，保险业应用文档影像管理系统比较早，投入也比较多。目前，国内保险业正处于上升、规范和发展时期，文档影像管理系统在保险业将得到很好的推广。 　　3、政府机关约占整个市场的11.4%份额。在日常工作中，政府机关积累了大量的办公文档、人事档案，如工商税务部门的企业注册、税务登记文件；公检法部门的检察档案、诉讼档案、户籍档案、车辆档案等，利用文档影像管理系统，不仅节省费用，而且提高了工作效率。当前，政府机关正在大力进行电子化建设，文档影像管理系统将作为其中重要的组成部分。 　　4、电信、邮电、医院、教育等行业应用约占整个市场的8.7%份额。电信行业在日常的服务中，保存了大量的客户资料，如新开户申请表、客户有效证件复印件、银行往来托收表以及过户申请表等。使用文档影像管理系统，可以快捷方便地查询客户资料，能更好地为客户服务。邮电行业是近年来发展最快的行业之一，文档影像管理系统得到了一定的应用。用文档影像管理系统管理病历、学生档案等已经在医院、学校有成功的案例。一些企业也正在通过文档影像管理系统的实施，实现工程图纸档案、财务票据的电子化