机关、企事业单位怎样做好各门类档案的收集工作.docVIP

怎样做好档案的收集工作 编写 吴金林 档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，然而，据我了解，当前档案室的这项基础性工作不容乐观。有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整的收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。关于当前档案室档案收集工作难的问题，我认为主要表现为：文书档案收集易，专门档案收集难；纸质载体档案（文件）收集易，特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；正式文件收集易，“白头”（领导讲话、合同等）文件收集难；单位保管的档案（文件）收集易，个人保管的档案（文件）收集难；大单位的档案（文件）收集易，小单位的档案（文件）收集难。收集难，难收集，是当前档案工作中经常遇到的难题。为什么收集难？对档案室档案收集难的原因我认为原因之一在于单位领导对档案的认识不够和业务部门不愿意移交。但我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为全社会服务的角度去认识档案，好多档案，单位档案人员收集不上来，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。为自己方便，对档案员不放心，把档案（文件）居为己有的领导，不仅不是重视档案的作用，而是一种带头违反规章的行为，这种领导只能说是不会工作的领导、是没有大气的领导、是没有远见素质不高的领导，一身小家子气的领导。在这样的领导领导下的单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室，认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于档案人员素质的问题，移交什么、收集什么心中无数，有些单位的档案人员，或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。收集什么，是我们做好收集工作首先必须解决的问题。在一个单位而言，我们应结合实际，制定出切实可行的文件材料归档与不归档范围。如何保证收集齐全，我们必须建立相应的制度来保障。譬如：建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位一年形成了多少材料，才能准确把握文件的位置与流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间互相扯皮现象发生。 那么，到底该如何才能做好档案的收集工作呢？下面我就跟大家一起来学习、探讨一下。 档案是人类社会的原始记录。它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。同时档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。有了档案，档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用才具备物质对象；离开档案，档案工作就是“无米之炊”，而且收集工作的质量，直接影响着其他业务的开展，决定着其他业务工作的优劣。弱国收集的档案不完全，那么整理工作中就难以保持文件之间的有机联系；在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值，正确划分保管期限，在利用工作中就难以满足社会各方面利用档案的需求。因而，档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的基础工作环节. 档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，具体而言，是指按照党和国家的规定通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散保存在各个机关、部门、个人手中和散存在其他部门的档案，有组织，有计划地分别集中到综合档案室的活动。一般而言，机关档案室的收集，主要抓好立卷归档和搞好平时收集两个方面的工作。 一、 抓好立卷归档 立卷归档是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点。在正常情况下，机关档案室的收集工作是通过一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书部门或业务部门及文件工作者，将社会活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存的活动过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，称归档制度。比如，1987年9月5日颁发的《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位的档案机构或档案员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”建立和健全归档制度，是机关档案室做好收集工作的关键，归档制度应由机关档案部门和文书、业务部门共同研究制定，共同维护和执行。各单位要建立和健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责，作为考核的重要内容，确保每项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。