QP4.3文件编码控制程序.docVIP

1.0 目的 确保每一个质量管理体系文件都有唯一的编码，便于文件的识别、追溯和控制。 2.0 适用范围 适用于本公司质量管理体系文件的编码。 3.0 职责 3.1 企划部负责制定文件的编码方法。 3.2 各级文件管理员按本规定对责任范围内的文件进行编码和登记。 4.0 编码规定 4.1 各部门编写的质量管理体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编码，每一份文件只允许有唯一的一个编码。 4.2 部门名称与部门代号 公司内各部门代号从该部门名称中取2个汉语拚音字母来表示： QH—企划部 BG—办公室 ZY—人力资源部 CW—财务部 JY一经营管理部 GC—工程部 XQ一小区管理部 YZ－银庄大厦管理处 JF—景福大厦管理处 (注：小区管理部文件及部份办公室文件不列入参与审核的质量管理体系文件范围) 4.3 编码方法： 4.3.1 《质量手册》的编码由公司代号和文件类别代号组成，即： FP／QM。 4.3.2 《程序文件》的编码由文件类别代号、对应ISO9001：2000标准中的章节号、文件顺序号三部分组成，表达形式如下图： QP□□·□□ 此文件的顺序号(从1、2、3……) 对应ISO9001：2000标准中的章节号(从4……8) 程序文件代号 例：《文件和资料控制程序》编码为QP4·1 4.3.3 《工作规程》的编码方式有两种： a)管理处工作规程的编码由文件类别代号、部门代号、工作手册代号、文件顺序号几部分组成 表达形式如下图： WI/□□-□□-□□ 此文件在该工作手册中的顺序号(从01、02、03……) 工作手册代号 部门代号 工作规程代号 工作手册对应代号： 00－管理处内部运作管理手册 01－事务部工作手册 02－机电部工作手册 03－护管队工作手册 04－保洁部工作手册 例：银庄大厦管理处《管理处工作岗位设置及职责》的编码为WI/YZ－00－01； 景福大厦管理处《入住(伙)管理规程》的编码为WI/JF－01－01。 b)其它部门工作规程的编码由文件类别代号、部门代号、顺序号组成，表达形式如下图： WI/□□－□□ 顺序号(从01、02、 03……) 部门代号(见4.2) 工作规程代号 例：《企划部工作岗位设置及职责》的编码为WI/QH－01。 4.3.4 质量记录表格的编码分两种： a)通用质量记录的编码一般由文件类别代号、通用代号、顺序号组成，如发生修改，则加上修 改顺序号，表达形式为： QR/GR－□□□(－□□) 修改顺序号(从1、2……) 顺序号(从001、002……) 通用代号(见4.3) 质量记录代号 例：《受控文件清单》编码为：QR/GR－001; 如进行了第一次修改，则其编码为：QR/GR－001－1。 b)各部门专用质量记录表格的编码形式为： QR/□□—(□□)－□□□(－□□) 修改顺序号(从1、2……) 顺序号(从001、002……) （管理处如有必要可增加对应的工作手册代号） 部门代号(见4.2) 质量记录代号 例：景福大厦管理处《楼宇交接书》的编码为：QR/JF—01—001。 4.3.5 质量计划的编码由FPQP、项目名称代号、顺序号三部分组成，表达形式如下： FPQP/□□□□－□□ 顺序号(从01、02、03......) 拟接项目名称代号 质量计划代号 例：《银庄大厦管理方案》的编码为FPQP/YZ－0l 4.3.6 外来文件的编码由文件类别代号和三位数字两部分组成，表达形式如下图： ED/□□□ 顺序号(从001、 002……) 外来文件代号 4.4 其它注意事项： 4.4.1 文件编码中的部门代号是指该文件的起草部门的代号。 4.4.2 各部门可根据实际需要在上述各类文件编码后增加适当后缀；如有其它类型文件需要编号， 也可自行规定编码方法，但均应报企划部备案。 4.5 文件的版本号和修改编号 4.5.1 质量手册、程序文件、工作规程的版本号用英文字母A、B、C、……表示，当文件换版， 则依次更换。 4.5.2 质量手册、程序文件、工作规程文件每页均设有“修改状态”栏，其后的修改编号用阿拉伯 数字表示，从0开始，每修改一次某章节，递加1，依次顺序为0、1、2、3……；质量记录表格，如发生修改，在表格右下角的质量记录表格编码后增加修改编号，