信息时代的档案管理思路地研究.pdfVIP

信息时代的档案管理思路的研究 171 信息时代的档案管理思路的研究 任绍波 (四川省135地质队) 摘要：现代信息技术给传统的档案工作带来了巨大的冲击，通过对档案信息管理思 路研究，笔者认为可运用多媒体技术和档案一体化管理软件对档案进行管理。 关键词：信息时代档案管理 思路研究 义 现代社会对档案的需求越来越多，要求更高，档案呈现出比过去更明显的社会化需求。 为了向社会提供更加快捷生动、丰富到位的档案服务，对档案管理提出了更高的要求，因此， 档案管理信息化是档案管理的必然趋势与选择。 l计算机作对传统档案管理理论与实践的挑战 (1)有些工作任务要省去，如立卷环节中组卷要省去，由此，在档案管理各环节中凡跟 案卷有关的一系列事务都将省掉，由计算机自动处理。如果实行档案室与文书处理部门共 享办公数据库，则归档、收集档案将被省去。 (2)有些工作方法要改变，如清理文书档案。鉴定与检查档案是在计算机屏幕进行审 读，销毁不再有保存价值文书档案，简化为使用计算机删除指令，归档、接收档案是移交光 盘、磁盘或网上移交；档案检索改变为档案全文自动检索。 (3)有的工作原则要放弃，如立卷中保持件之间历史联系的原则。全宗不可分散原则。 可以看出，计算机作为办公设备并产生电子文件后。档案管理工作量减轻不少，管理更 方便，工作效率提高。计算机作为办公设备情况下的档案管理。不同于前些年我国档案界已 经开展的计算机辅助档案管理(档案管理自动化)，前者是以电子档案为对象的，档案具有电 子文件的种种特性，档案信息原本就在磁性载体上。 2信息化档案管理设计思路 与传统的文件管理方式不同，该方案运用了多媒体网络技术，具体思路： (1)电子文件的生成与存储 把纸质文件、图片、录音及录像等档案通过录像机、扫描仪及其他录入设备转化成数字 化信息，连同计算机形成的电子文件存入数据库或在光盘中管理。 (2)计算机对档案的管理过程 计算机对输入进来的数据信息，经档案一体化软件，把收集信息按时间、机构、来源、问 题、组织分别自动进行分类、鉴定、整理、排序、组卷、归档。 172 第三届全国地质档案资料学术研讨会文集 (3)立卷和归档 计算机随时可以对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类、归档，对档案的保管利 用十分方便。计算机处理电子档案具有自动分类、组合功能，因此在档案整理中不必再坚持 全宗不可分散性原则。 (4)档案管理办公自动化 档案管理包括档案的收集、管理、鉴定、保管、编目、检索、统计、编研、提供利用等，与传 统纸质文件相比，电子档案管理会出现如下一些变化： 按制度接收档案，是档案收集的主要方式，在信息时代，档案室收集的主要形式表现为 接收存有档案信息的软盘、光盘等，如果档案室与文书处理部门共享办公数据库，还可实现 陶上移交档案。 在电子档案的保管上，如要删除、销毁文件，只需通过指令执行即可，主要是注意防范计 算机病毒，同时注意防尘、防火、防高磁场、防泄密等。 由此可知，电子档案与传统纸质档案相比，优点极其明显，可以节约大量的人力、物力和 财力，能为用户提供更加方便、快捷的服务。 3档案管理软件设计研究 档案室要为电子文件提供一个高效、安全、利用快捷、交流方便的电子化信息中心。就必 须用高效的电子文档资源管理系统软件。 作为一个先进的电子文档管理软件，应该具有以下几方面功能： ①对文档资源信息在管理上各司其责，而利用上资源共享；②具有浏览方便快捷，档 案分类、鉴定、检索、组卷、归档等灵活适用，查询方式多样化等功能；③系统管理端强大的 功能使系统管理、维护非常轻松。具有备份、恢复等数据维护功能，操作简单易懂，即使普通 户也能进行大型数据库维护工作；④提供完善的统计目录和报表打印功能；⑤提供原件、 电子文件的浏览。导入下载重复利用功能；⑥提供科学的安全体制，严密的权限设置，保证 系统数据安全共享。 总之，档案办公自动化是档案工作未来发展的方向，是必然趋势。