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第9章 多人协同处理同一文档 本章将通过各部门共同制作一份7月份工作报告来详细了解文档的修订、批注、审阅、文档检查器及保护文档功能的特点。通过本章的学习，读者可以详细掌握利用这些功能对同一文档进行编辑的技巧。本章的主要内容包括使用保护功能限定用户编辑区域、使用修订处理文档、使用比较文档和合并文档来处理修订内容、通过批注添加说明文字等。 9.1 案例分析 在工作学习中经常需要多人处理同一文档，例如教师帮助学生修改论文、公司多部门员工共同编写同一个招标标书、编辑审阅来稿等都属于多人协同工作。所用工作文档如图9.1所示。 9.2 知识点热身 多人协同处理文档主要用到修订、批注、比较和合并文档修订、保护文档以限制修改等功能。为了方便下一步的具体操作，需要先对这些知识点做一了解。 9.2.1 修订的概念及应用 当用户需要为他人修改文档时，为方便原作者了解文档都做过的全部修改，需要打开【修订】功能来记录所有的修改内容。具体使用方法为： 9.2.2 批注的概念及应用 修订功能可以十分详细准确地记录大部分文档的变化，也使得审阅者可以方便地对文档进行修改。但有时审阅者可能不会具体对文档的某处内容进行修改，而是会提出大体的修改方向和修改意见。对这种情况，修订已经无法满足需要，故而需要用到批注功能。 批注功能允许审阅者把自己的意见以批注的形式添加到文档中，以方便文档作者参考修改。这类似于领导在打印文档上手写添加的修改意见。批注的优点是以不影响正文内容的形式提出审阅者的修改意见。 批注可以是文字形式，也可以是图形或声音形式。需要插入批注的操作如下。 9.2.3 比较文档 有时其他用户帮助修改文档却没有打开修订功能，原作者将无法知道文档的哪些内容做了更改。只能打开原文档一点一点地对比。对于长文档来说对比浪费的时间远远大于修改的时间。其实Word 2007提供了自动对比文档的功能。此功能可以对两个文档进行精确比较，并且只显示两个文档的不同部分。被比较的文档本身不变。默认情况下，精确比较结果显示在新建的第三篇文档中。 9.2.4 合并文档 如果用户发送同一个文档供多名审阅者审阅，并且每名审阅者都返回文档。则每个返回的文档都有不同的修改内容。如果手动一项一项对比并复制至同一文档，将是一项十分费力的工作。Word 2007提供了合并修订功能来处理此类问题。此功能可以按照一次合并两个文档的方式组合这些文档，直到将所有审阅者修订都合并到同一文档中为止。 9.2.5 文档的保护 多人协同处理的文档，最大的问题是对文档不必要的修改而给文档留下难以察觉的混乱。例如某公司生产部希望制作单位产品成本汇总文档，这就需要采购部和销售部为文档分别添加原材料价格和销售价格。为了避免此类错误的发生，需要在文档发送前对文档添加保护。常用的保护有对格式的保护、仅允许用户插入修订和仅允许用户插入批注。 9.3 具体操作步骤 了解了相关知识点之后，下面将使用这些功能为某公司制作一份7月份工作报告。此报告需由总经理办公室起草文档初稿后下发至各部门，各部门将各自工作报告填入格式文档后返回至总经理办公室。经总经理助理提出修改意见后返还至各部门修改。各部门按照修改意见整理后递交总经理助理，由总助汇总并上报总经理，具体流程如图9.31所示。 9.3.1 使用文档保护限定多用户编辑区域 本实例所用工作总结由总经理助理起草，如图9.32所示。然后交由生产部、供应部、财务部、销售部、技术中心等五部门分别填写各自部门的工作总结。由于文档格式已经设置好，故不希望各部门在填写本部门内容时由于误操作等原因对文档其他内容进行改动。这种要求使用其他方式很难完成，而Word 2007的【保护文档】功能则可以轻而易举的完成此种限制。具体操作如下： 9.3.2 插入批注来提出修改意见 文档草稿编辑完成后可以通过电子邮件的形式依次发送至各部门，然后各部门在各自可编辑的区域输入所需内容后返还给总经理助理。由于部门众多，难免会有部分部门的工作总结不符合要求。这时就需要总经理助理提出相应修改意见后返回部门修改。如果这个意见直接以文本的形式插入文档中，会为以后的工作造成不便（例如事后忘记删除修改意见之类），而且也不够醒目，使用Word的批注功能可以方便地完成此类任务。 9.3.3 限制文档仅允许修订 由于文档将发送给需要修改的各部门，如果仍然按顺序依次发送，则将浪费大量时间。而同时发送则最后不便将所有修改内容统一到同一文档。故而此时可以限制用户仅可对文档添加修订，然后才可以利用审阅功能的【合并修订】功能将多位作者的修订合并到同一文档中。 限制文档仅允许修订的操作如下： 9.3.4 将多个文档的修订合并至同一文档 各部门按照批注意见修改后的文档发回给总经理助理。这时候总共有三个带有不同修订的文档，分别为生产部