推进财政系统档案管理信息化建设的探索与实践.pdfVIP

推进财政系统档案管理信息化建设的探索与实践 一、档案信息化建设概述 档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动 中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。 档案信息化建设是传统档案管理模式向现代档案管理模式迈进的一个重要标志，同时也是 档案工作以档案实体保管、利用为重点向档案信息数字化存储、提供服务为重心转变的重要过 程。档案信息化建设目标的最终确立和实施必将全面推进档案工作早日实现现代化、标准化、 公开化和服务化的进程。 “十五”期间，国家档案局成立了全国档案信息化工作领导小组，先后制定和发布了《全国 档案信息化建设实施纲要》及《电子公文归档管理暂行办法》，召开了中国档案信息化论坛，并 提出“十五”末期基本实现档案管理现代化和办公自动化的工作目标。2006年《档案事业发展“十 一五”规划》的制定和出台，又明确提出了进一步加强档案信息化建设，促进档案信息资源共享 的工作方向，要求未来国家档案信息化建设必须遵循文档一体化、双轨制及确保网络安全三条 基本原则，并切实做好档案基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人 才队伍建设等方面内容。 为落实北京市财政系统办公室关于开展办公系统调研工作的部署要求，进一步提高财政系 统档案信息化建设工作水平，由崇文区、大兴区、房山区、密云县、延庆县、亦庄开发区财政 局办公室组成的市财政系统档案信息化建设课题研究组，在对现阶段市财政系统及课题组各成 员单位推进档案信息化建设进程中所取得的成绩和存在的不足进行充分调查研究的基础上，特 别以崇文区财政局推进档案信息化建设工作为例进行了深入地探讨和交流。 二、崇文区财政局档案管理和信息化建设工作现状 （一）采取传统手工方式管理档案存在的问题 崇文区财政局近些年来一直采取传统手工方式管理档案，因而在日常实际工作中程序繁琐、 耗时耗力和效率低下等问题日益凸显。 1.档案立卷装订工作程序复杂。崇文区财政局档案库房库存档案共计5315卷，按照归档类 别分为文书、会计、基建、科技、照片、实物、印章等13种，其中文书档案1873卷，会计档 案3421卷。在档案管理实际工作中，单卷文书档案的手工立卷装订过程一般包括以下几方面： 一是要按照年度、科室和保管期限对档案进行分类、整理及组卷；二是要编写卷内文件页号； 三是要编制卷内目录；四是要拟写案卷题名；五是要填写案卷封面；六是要装订案卷；七是要 将档案装盒并填写案卷盒脊背。 2.档案归档时间过于集中。崇文区档案局实行次年度6月份前一次性完成前一年度13类档 案归档的工作制度，但由于次年度4、5月份仍然运行前一年度的公文，因此势必会出现短时间 内工作量大且归档案卷质量不高的现象。 3.档案服务方式较为封闭。崇文区财政局库存档案查阅方式一直以来手工调阅较为局限和 不便，档案利用者只能亲自到档案库房查阅档案。 4.文件使用时效性较差。当多个档案利用者需同时查阅一份文件时，只能依次逐人查阅， 因此造成文件使用效率低下，无法完全实现文件在同一时间的共享，且当借阅者重复利用同一 份文件时，每次借阅都要运行一次借阅登记手续，使档案查阅管理工作更加繁琐。 5.档案查阅量逐年增加，检索方法过于单一。近年来，随着国库集中支付、政府采购、部 门预算编制、绩效考评、政府收支分类改革及非经营性国有资产管理等财政体制改革工作的不 断深入。以及财政和审计部门监督检查职能的进一步加强，公文数量明显增多。同时，为更好 地满足上级财政和区级审计部门进行专项资金检查的需要；崇文区“一号工程”和“城中村”改造 的需要；区财政资金借款清理的需要；编写《崇文区“十一五”时期公共财政发展规划》的需要； 调研报告撰写的需要；IS0质量管理体系认证等其他工作的需要，崇文区财政局库存档案查阅卷 次、人次逐年增多，且档案查找范围不仅包括13类库存档案，还包含了大量财政业务书籍和资 料。 但是，崇文区财政局一直以来通过人工检索的方法进行库存档案的找寻和查阅，即在建立 手工档案检索工具时，每卷文书档案均需要抄写“卷内目录”、“全引目录”和“案卷目录”，且会 计、科技、基建、实物、照片、印章等档案还需要建立相应的档案目录。档案人工检索的方式 不仅增加了档案管理人员的工作量，同时也给档案查阅人员快速、准确地进行文件搜索带来了 极大的不便。 鉴于以上传统手工方式管理档案所存在的五点问题，崇文区财政局亟需进行档案信息化管 理改革。 （二）0A办公自动化系统中嵌入