高效会议管理技巧 - 张晓彤.doc

?第1题：哪一种不是正确的倾听方式？???? A. 只听自己感兴趣的东西B. 保持点头且微笑C. 发出一些倾听的声音D. 身体前倾 ?第2题：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？???? A. 权威决策B. 共识决策C. 少数服从多数决策D. 无异议决策 ?第3题：对会议记录者的说法错误的是：???? A. 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序B. 可以起到“和事佬”的作用C. 会议记录者是会议中最“简单”的角色D. 会议记录者最好由与会者轮流担任 ?第4题：哪一项不属于建设性反馈的特征？???? A. 表达后果B. 征求意见C. 着眼未来D. 判断行为 ?第5题：对会议成本说法不正确的是：???? A. 会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本B. 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本C. 议场地费、文件准备费属于直接的会议成本D. 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本 ? 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 ? ? 会议的意义 ? 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 ? 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 ? 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 ? ? 会议的目的 ? ? ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 ? ? 会议的种类 ? 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 ? 表1-1 会议的种类 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 ● 团体会议 ● 一对一会议 ? ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议 ? ? 会议的频率 ? 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 ? 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 ? 会议成本的计算 ? 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 ? 1.会议的时间成本 ? 2.直接的会议成本 3.效率损失成本