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北京铭阳益海展览有限公司 文 件 名：办公用品采购管理制度 编 号：旅游汇办005-2011 起草部门：总裁办公室 颁发部门：总裁办公室 起草： 郭永辉 日期审核： 日期： 批准： 日期： 执行日期 目的：为降低采购成本，杜绝浪费，对办公用品和服务的需求实行计划管理和审批后集中采购，制定本制度。 范围：适用于公司办公用品和外购服务的采购管理 职责：各部室 内容： 公司各部门每月25日前将下月的《办公用品或服务需求计划》（见附件一）报总裁办公室，该计划要经过部门经理审核和主管副总审批。总裁办公室将各部门的需求计划进行汇总，报主管副总、总经理审批，批准后由总裁办公室进行统一采购。 办公室对于公司的办公用品及外购服务需求进行比价采购，任何人不得在未进行市场询比价和议价的情况下进行独家采购。 办公室必须针对公司所需的办公用品或服务进行总成本的询比价，包括商品价格、包装、运费、保险、技术服务、售后服务等项目所发生的全部费用总成本，建立询比价记录（见附件二），在同质商品、同质服务或统一品牌的情况下，坚持低价采购，不同质量的同类物品采取高性价比采购，价格为所采购商品全部费用项目的合计总成本。 公司行政事业部集中进行的办公用品、办公设备或设施以及外购服务的采购工作，要依据采购额在三家以上的供货商中进行报价和比价或招标采购；对于有特殊要求的物品采购，要由使用部门或技术人员提供文字性技术参数或标准说明，采取公开比价、议价或公开招标采购。 公司的办公用品及服务采购，必须在采购申请（文本格式参考附件五）获得批准后进行。 采购过程要建立询比价记录和汇总审批记录，招标采购时要建立招标采购流程记录，签订采购合同，采购行为严格依照合同内容要求进行，执行完的采购合同要及时交总裁办公室归档管理，采购物品的技术说明书、使用说明书、安装图纸等原件资料一律由总裁办公室存档，相关人员或使用者可以存留技术说明书、使用说明书等复印件。如技术人员需使用归档资料原件时，可以从总裁办公室的档案管理人员处办理借阅手续，并限期归还。 为了降低采购成本，办公用品的购买，要以集中低价采购的方式，对于紧急需求的采购，要进行特殊需求审批，紧急采购审批表见附件四。 紧急采购流程：需要紧急采购的部门提出书面申请，说明紧急采购的原因以及需要的资金数额，由部门负责人和主管领导签字确认，报总裁办公室签字确认，然后报总经理审批。审批后的紧急采购，要坚持两级以上共同参与，避免只有一个人进行全过程的采购行为。紧急采购的行为仍然要坚持比价采购，谈价和议价，在不影响公司要求的工作进度情况下，尽量降低采购成本和务必签订采购合同。 公司的一切采购都必须坚持公开、公正、公平的原则，杜绝无计划、无审批采购，不得进行独家或暗箱操作采购。对于违规采购行为，公司视情节追究当事人责任并给予相应处罚。 总裁办公室对所采购的办公用品、设备、设施等要进行记账管理，建立台账，购入物品的增值税专用发票要及时入账，要建立办公用品领 用情况记录，月末盘存，账实相符。 办公用品或外包服务采购的增值税专用法发票入账流程中，总裁办公室审核阶段要求如下： 附件一： 办 公 用 品 需 求 计 划 需求部门： 时间： 序号 物品名称 规格或型号 质量技术要求 品牌或生产厂家要求 备 注 制表人： 部门负责人： 主管领导： 附表二： 询 价 比 价 表 供货商名称： 询价时间： 序号 物品名称 规格或型号 质量技术要求 品牌要求 报价 备 注 说明： 请供货商在三日内进行报价，并反馈到北京铭阳益海展览有限公司。北京铭阳益海展览有限公司联系人： 联系电话： 北京铭阳益海展览有限公司将保密供货商的报价内容，希望贵公司本着与我公司长期合作，给予优惠报价，我公司将进行比质比价采购。 北京铭阳益海展览有限公司 附件三： 询 价 比 价 汇 总 表