第六章 行政组织沟通.pptVIP

第六章 行政组织沟通 第一节 行政组织沟通的含义与类型 一、行政组织沟通的含义 所谓行政组织沟通，是指在行政管理过程中，行政组织与外界环境之间，行政组织内部各部门、层级、人员之间信息的交流与传递过程。 二、行政组织沟通的作用与意义 1、行政沟通是决策民主化、科学化的先决条件； 2、行政沟通是协调各部门、人员间工作、气氛与关系的主要工具； 3、行政沟通是行政人员履行行政职能、执行行政权力的主要手段； 4、行政沟通能使民众或组织成员对组织目标、任务了解，增加组织凝聚力； 5、行政沟通是行政组织了解和掌握组织环境内外变化、适应新情况的桥梁。 三、行政组织沟通的要素 四、行政组织沟通的类型 1、按照沟通渠道划分，有正式沟通和非正式沟通。 （1）正式沟通 指在行政系统中的机构和人员，通过以组织程序和层级关系为基础的正式渠道进行沟通。 在正式场合中进行的，有传达文件、安排任务、召开会议、请示汇报等。 优点：沟通的效果和约束力较大，所以较为重要的讯息都是采用此方式； 缺点：速度较慢，并且大多数是单方面接受。 （2）非正式沟通 非正式沟通依据行政组织成员建立的非正式组织而产生的，也就是由于人际互动而产生的。 优点：可以弥补正式沟通的不足； 缺点：沟通内容容易被歪曲和误解；削弱正式权力的行使和效力。 2、按照信息流通的方向来划分 按照信息流通的方向，可以分为上行沟通、平行沟通、行沟通和斜行沟通。 （1）上行沟通 上行沟通有两种表现形式：一是层层传递，二是越级传递； 优点：了解部属的看法情况，让部署参与决策； 缺点：上下级之间由于级别不同造成心理距离和隔阂；不愿将真相传递。 沟通的位差效应 来自领导层的信息只有20％－25%被下级知道并正确理解 从下到上反馈的信息不超过10％， 平行交流的效率则可达到90％以上。 ——美国加利福尼亚洲立大学的研究结果 （2）平行沟通 平行沟通是指通过机关组织结构体系，在平行单位间或平行人员间互相交换信息或意见的过程。 优点：缩短沟通距离，节省沟通时间，增进相互了解； 缺点：组织专业化分工可能造成沟通障碍； （3）斜行沟通 斜行沟通是指行政组织内不同层级的单位或人员间的沟通，亦即不同单位、职位不相当人员间的沟通。 优点：简化垂直（上行、下行）方向的交流，加快交流的速度和时效性； 缺点：可能会带来人际冲突。 （4）下行沟通 下行沟通，指信息从一个较高层次向较低层次传输。 优点：使下属及时了解组织，并能加强加强各层级之间的联系。 缺点：容易造成权威的气氛，因而影响士气；信息在下行过程中，容易被曲解、过滤或搁置。 3、按沟通的结构模式进行划分 （1）单线式沟通模式 优点：传递信息的速度快，解决问题的时效性最高； 缺点：每个组织成员的沟通面过于狭窄，不能跨成员沟通，不易形成群体意见。 （2）环形沟通模式 优点：任何一部分都可以与其他相连部分进行双向沟通交流，团体的凝聚力较强； 缺点：组织的集中化程度低，信息流通速度慢，并且不易形成集中意见。 （3）Y型沟通模式 优点：集中化程度较高，消息传递和解决问题的速度较快； 缺点：除了沟通中心C点外，全体成员的沟通满意度较低；并且信息都汇聚在C点，则可能导致信息被沟通中心操纵。 （4）轮形沟通模式 优点：把领导者作为沟通的中心，集中化程度高，有利于掌握情况，解决问题； 缺点：成员间无法沟通；容易助长专制作风。 （5）全通道模式 优点：组织成员可以与任何人进行直接交流，沟通渠道畅通，所有成员平等； 缺点：容易造成信息混乱杂多，动摇人心；并且由于信息传递的多头化，不易信息管理。 （6）其他几种沟通模式 4、按沟通媒介划分 按沟通媒介划分，有口头沟通、书面沟通、体态沟通和多媒体沟通。 （1）口头沟通 优点：面对面交流，易产生参与感；即使有疑问，也能及时解决； 缺点：由于存在语言差异，可能被误解；而且层层传递，最终导致大相径庭。 （2）书面沟通 优点：具体而又直观，能够被永久保存； 缺点：制作和传递耗时。 （3）体态沟通 包括身体动作、面部表情、语音语调等。 优点：直观、委婉含蓄； 缺点：易产生误会。 眉毛与情感 舒展眉毛，表示愉快； 紧锁眉头，表示遇到麻烦或表示反对； 眉梢上扬，表示疑惑、询问； 眉尖上耸，表示惊讶； 竖起眉毛，表示生气。 （4）多媒体沟通 包括电视、广播、电报、电话、网络、无线通讯等。 优点：速度便捷，信息的储存量大大增加； “数字鸿沟” “数字鸿沟”或“信息鸿沟” 是指当代信息技术领域中存在的差距，简言之就是对信息的掌握、拥有、控制和使用能力上存在的差别。它既存在于信息技术的开发领域，也存在于应用领域，特别是由网络技术产生的差距。 美国商务部1999年发布的《定义数字鸿沟》报告说，收入、教育和种族都是造成“数字鸿沟”的因素。因特网、无线通信等新兴信息