试论电子文件管理的“前端控制”与“全程管理”原则.pdfVIP

维普资讯 “全程管理”和 “前端控制 是信息时代电子文件 点．必须实行 “前蝴控制”年兀“全程管理”才能有效维护 管理的鱼群原则，是以何痛荪 ，傅荣校等为代袅的学 它的真实性、完整性和有效性(以F茼称三性) 者在 文件连续体理沦 研究中提 出来的新概念 ．对电 国家标准 《电子文件归档与管理规范》总则 中规 子文件管理 1：作肄有非常照要的意义 同时也对传统 定：对“电子文件内勺形成，收熊．积辱；．鉴定 归档等实 的档案信息管理理论提 出了新的挑战 行全过程管理与监控 ．保i恃理工作 的连续性 。”在电 传统档案管理 的 “文件生命周期”理论认为 ，从现 子文件管理工作 中如何贯彻实施 前“端控制”和 全“程 行文件到历史档案足一个完整的生命过程 。文件管理 管理 ”原则呢 笔者认为应从 “电子文件管理系统”的 与档案管理 的关系．是 同一管理对象的前后喇个不同 设汁和标准规范的建设与实施fIli个方面进行 阶段 即在文件生命周期 (从文件产生、办理、归档、保 第一 ．设计功能完善性船稳定舳 “计算机管理系 管利用、到鉴定销毁全过程)中．以 “归档”为分割界限 统” 将文什生命周期划分为前后的两个阶段 。前段属于 电子文件的特点决定了它对 “计算机管理系统” 文“件管理”阶段 ．后段凋于 “档案管理”阶段 叉认为 (“OA”或 “文档管理系统”)的依赖性 ．要实现 “文档一 档案管理的对象是单纯的静态的文件实体．强{嗣文件 体化”管理模式，首先要有 一个功能齐全、性能稳定井 的宴体拄制和智能挖制 由于档案屉文件生命周期巾 能实现各种类型电子文件(电子档案)和各种类型实 的后端 ．所以在档案管理工作上婪遵循 “后端控制”原 体档案综合管理的 “汁算机管理系统 “(以下简称 “系 i式论电子 田藤 呵 严 瑾 则．强调文件管理和档寨管理的线性一体化。 统 ”)作为统一管理电子文件的工作平台．一个功能完 电子史什管理的 “史件连续体”理论认为 ．文件从 替的 “系统”，是实现电子文件管理”全程管理” “的端 产生的那一刻开始就同时具有 了多重价值 ．文件可 以 控制 ”和“集成化管理”的重要 具。 处于不同的价德实现时空，在文件生命周期巾，文件 一 个 “系统”的功能完蒋与否．关键在于浚系统中 与档案的戈系没有明显肿分罪线 ，是 一个建续运动舳 的 元“数据”l嬖计屉再齐仝 有般以醍系统刘 元数据” 同一体 关注于文件管理 的动态过程 ．强调文件跨越 的调用管理能力。何嘉杯和金更达两位学者往 《电子 时奄的利用和保管 ．同时强调文件管理梧动垃程(从 文件管理元数据规范》中指出：“电子文件管理中， 文仲产生、办理 档 、保管利用、到鉴定销毁金过程) )e数据首先是描述电子文件和保障电 文件真实性 各环节管理贵任上 的连续 ．以匣文件管理领域各种角 的工具，何时，它也是对 电子文件信息的媾本组织方 色之 间的相 合作 主张文件的连续 管理 、全程管理 、 法 此 ，元数据可以为电子文件管理系统锌履次内 前端控制 ，并注重史件元数据的提取与运用．实现多 容提供规拖 的定义、描述 、交换与解析机制。为分布式 维集成化的 “文档一体化”管理模式 异构系统提供互操作和无缝集成的纽带 ．为计算机及 电子文件 “腑端控制”和 “垒程管理 管理原则的 其网络系统 自动辨析 、分解 、提取和分析归纳电子文 另一个基点．是电子文件自身的特点。由于 电子文件 件提供有匀的工具 ”因此 。档案一作人品应主动参与 且有易逝和易变性、对软硬件设备及背景信息和元数 “系统”的设计 ．根据 “文档一体化”管理要求和档案管 据的依赖性、内容结构 i存储载体 的可分离性等特 理 作 的需要．对 O“A”或 文“档管理系统 ”备模块 、辑