国立中正大学会计室收发公文及文书处理作业流程.doc

國立中正大學會計室收發公文及文書處理作業流程 I.作業要項表 項目編號 會3-06 項目名稱 國立中正大學 承辦人員 葒鴱.魯布禾　聯絡電話：分機18235 相關單位 本室所有同仁 辦理時間 經常性業務 注意事項 本校經本室收辦人員認為不屬於主管業務範圍者，應簽註意見送會計主任核閱後，於24小時內退回本校總收發室改分。 各類經辦公文均須依本校公文流程暨稽催作業之規定，確實區分速別及應完成之時間，並積極掌握公文處理品質與時效，各級主管人員則應詳加審核。 各類須歸檔之公文書承辦人員應依檔案法規定，註明歸檔公文之正確檔號分類及保存年限，將頁碼用鉛筆書寫於該檔案有文字資料之右下角，由後至前、由小而大編頁碼。 送至本室公文是否已會簽其它單位，若未完成前頁會簽動作，會計室承辦人員將於第一時間退還會簽單位會簽。 相關法令 公文程式條列 國家機密保護法 機密檔案管理辦法 行政院秘書處頒文書處理檔案管理手冊 行政院秘書處分文書及檔案管理電腦化作業規範 行政院訂定文書流程管理手冊 機關檔案點收作業要點 機關檔案保存年限及銷毀辦法 檔案分類編案規範 辦理方式 本室之公文、文書處理，請依下程序辦理： (一)會計室收文、分文及承辦人員收辦作業流程圖 (二)外來文、校內文、電子公文作業流程圖 本室收發人員應切實管制、登錄公文之處理流程。 本室收文作業流程如下： 一般公文：經費申請及核銷案件、人事公文、財產等案件分門別類發給本室各承辦人員彙辦。 收文人員收到機密文書時不拆封，先送至會計主任拆封後，送指定承辦人員辦理。 經費申請及核銷案件：按預算、計畫及各承辦人員工作事項發給承辦人員辦理，再依公文流程送至秘書、校長室做結案核銷之事宜。 結案核銷：結案核銷結束後再依公文流程彙整至本室開立傳票，再送出納組開立支票付款。 開會通知：交由會計主任或其授權人員指派人員與會。 承辦人員於經辦各類公文時，請依據相關規定及公文處理原則，進入筆硯公文製作系統簽辦、擬稿、會稿及陳辦，並依據「機關檔案點收作業要點」第３點規定編寫頁「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第５條、「檔案分案規範」第３點編訂檔案分類及保存年限區分表。 II.國立中正大學收發公文作業流程圖  是否順會 否 退回原單位 是 陳核 秘書室 總務處文書組 是否存查 是 各承辦人員 否 結束 否 是否二層決行 是 否 是否順會 下一會簽單位 否 是 文書組 是否本室發文 是 是 否 否 他單位會辦 是否簽會他單位 是 否 是否24小時內 是否本室承辦 是 依各種狀況登錄電腦及登記簿 非本室主辦公文需辦理移交 收到公文 公文處理人員 開始 是 否 校內公文 函或書函 結辦人員 轉知本室同仁 承辦人員簽會各科蒐集資料 結束 校外或校內承(會)辦機密公文 由會計主任拆閱後指定承辦人待辦 會辦公文 簽辦意見 陳核 發文人員 校內承(會)辦公文 承辦人員點收 進入各項系統辦理 簽辦或擬稿 登錄公文系統分辦 是否載明期限 校外來文 結案 承辦人核章後請組長核章更 否 是 是否24小時內 總收文單背面註明移文理由及單位 簽請移文或簽陳主任裁定 否 需改分否? 一般公文 是 本校經費動支或借款申請表撥款核鎖等 發文人員發給各承辦人 需彙辦否? 副本 各組組長檢取副本 會計主任指派 會議通知 會計室 收文人員簽收 紙本來文