3.6 邮件合并.ppt

3.6 邮件合并 1．邮件合并的过程 2．建立邮件合并主文档 3．创建数据源 4．在主文档中插入合并域 5．将数据合并到主文档 第3章 文字处理系统Word 2000 返回本章目录 下一页 1．邮件合并的过程 ·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word在特定位置插入特定数据的域。 ·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。 在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。 返回本节首页 下一页 （1）新建一个新文档或打开一个现有文档。 （2）在“工具”菜单中选择“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，如图3-92所示。 （3）单击“主文档”下的“创建”按钮，选择要创建的文档类型。 （4）从列表中选择“套用信函”，会出现如图3-93所示的“Microsoft Word”对话框，再单击“活动窗口”按钮。活动文档成为邮件合并的主文档。 2．建立邮件合并主文档 图3-92 “邮件合并帮助器”对话框 图3-93 “Microsoft Word”对话框 返回本节首页 下一页 （1）选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令。 （2）单击“数据源”下的“获取数据”，并选择 “建立数据源”命令（如图3-94所示）。 （3）域建立完成后，单击“确定”。 （4）单击“编辑数据源”，显示“数据表单”对话框（见图3-95） （5）使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。 3．创建数据源 图3-94 “建立数据源”对话框 图3-95 “数据表单”对话框 返回本节首页 下一页 （1）选择“工具”菜单的“邮件合并”命令。 （2）单击“主文档”下的“编辑”按钮。 （3）在主文档中输入不变的公用部分内容。 （4）在“邮件合并”工具栏条上单击“插入合并域”按钮，显示“插入合并域”列表框，从列表框中选择域名并单击域名，文档中将出现双尖括号括住的合并域（如图3-96所示）。 4．在主文档中插入合并域