信息交流控制程序018.docVIP

标 题 信息交流控制程序 文件编号 XDY/LT-CX-017-2012 编制/审核 ***/*** 版次/修改状态 C/1 实施日期 2012.04.10 页 码 1/5 1、目的 为确保公司内部各职能部门及各相关方之间进行有效的信息交流和沟通，及时准确地收集、传递及反馈有关信息。使公司内外信息及时畅通地传递、对其进行管理和控制，确保管理体系正常有效地运行。 2、适用范围 适用于公司管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理。 3、职责 3.1总经理负责向公司内部传达满足顾客要求的法律、法规和其他要求，以 及满足公司管理体系有效运行的重要信息。 3.2管理者代表负责对公司管理体系有关的事宜进行外部联系，负责与总经 理进行体系信息的交流和汇报。 3.3监督管理部是本程序的责任部门。负责内部沟通，协商与信息交流的归 口管理，建立和保持《信息交流管理程序》，负责公司日常管理事务和外 来信息的接口输入与沟通。 3.4各部门负责本部门的信息收集并传递，做好部门内部沟通、部门间的沟 通和与相关方的沟通，负责处理来自外部与本部门有关的信息，负责与相 关部门进行信息交流，并做好记录。 4、程序内容 4.1信息交流 4.1.1外部信息及交流 A、外部信息交流的主要内容； 1）、来自社区居民的投诉和抱怨； 2）、来自顾客、供方的信息； 3）、来自上级部门的信息； 4）、来自竞争市场及顾客的信息； 5）、其他外部相关方的信息； 6）、根据公司管理体系中环境和职业健康安全要求的信息。 B、向外部传递信息(施加影响) 1）、应将公司的管理方针及有关要求传递给相关方（施加影响）。 2)、公司在收到有关环保、职业健康安全法律法规和其他要求时，执行《法律、法规和其他要求控制程序》。 3）、当接收到相关方抱怨或其他信息时，监督管理部组织相关部门进行评审，将处理结果及时回复相关方。 4.1.2内部信息及交流 A、内部信息交流的主要内容： 1)、法律法规和其他要求的执行遵守情况； 2)、目标、指标和管理方案完成情况和效果； 3)、内审、外审、管理评审结果； 4)、监视、测量结果； 5)、不符合与纠正情况； 6)、应急准备与响应情况； 7)、质量、环境和职业健康安全培训情况； 8)、各部门之间的日常联络、常规报表、其他信息通报等； 9)、各运行控制程序执行情况。 B、内部信息交流要求 1)、监督管理部协调各职能部门之间及各岗位之间的责任和行动，接收和发送各部门相关的信息。 2)、品管科将管理体系总体运行情况向管理者代表汇报，由管理者代表与总经理交流。 3)、总经理、管理者代表对有关管理工作做出的决定，由监督管理部传达。 4)、公司内信息传达，可通过通知、会议、公布栏等形式，由各部门有关人员负责。 5)、各职能部门之间对管理信息的交流，联络回复，可采用通知、会议等交流渠道和方式。 4.2信息收集和处理 4.2.1信息传递方式可采用书面记录、资料讨论交流、电子媒体、通信等方式予以传递。 4.2.2安全环保部负责对行业主管部门、当地环境保护机构、劳动和社会保障部门、消防单位等部门的检测和检查结果及反馈的信息等收集，并传递到公司各相关部门。当结果出现不符合时，按《不符合、纠正与预防控制程序》处理。 4.2.3品管科负责有关管理体系运行情况信息的收集。各部门按文件的要求定期向其提供关于体系运行情况的报表。各部门收集的相关政策、法律、法规，标准等信息应送交品管科处理。 4.2.4采购部对原材料供方进行信息沟通，并对其施加影响。营销部对废旧物品收购方进行信息沟通，并对其施加影响。 4.2.5总经理应确保在不同层次和职能之间，就管理体系的运作是否符合目标要求和完成情况，以及实施的有效性进行沟通，达到相互了解，相互信任，实现全面参与的效果。 4.3信息交流记录和保管 内外部信息交流要作好相关记录，如通知发放记录。各相关部门对信息进行分类、存放和整理归档，确保已经获取的信息的完整性和可用性，方便查阅。 4.4交流的方式 4.4.1自上而下的沟通：总经理或其授权人主持召开公司例会，讨论生产、质量、顾客反馈、环境、安全等各方面的情况，及时采取措施，确保管理体系正常运行。 4.4.2自下而上的沟通：各部门应建立逐级向上报告的制度，在公司例会上向最高管理者报告部门运作情况，以作为最高管理者进行决策的依据。对特殊情况，可例行直接向总经理汇报。 4.4.3部门内部的沟通：各部门由部门主管组织召开议会，讨论部门管理目标的实现情况及存在问题，以便及时采取相应的纠正措施或预防措施。 4.4.4部门间的沟通：对于部门间需要协调沟通的事宜，由公司分管领导主持或各部门负责人自行进行沟通。 4.4.5其他方式 通报，各种会议，布告，内部刊物，宣传栏、邮件、飞信和各种媒体等。 5.相关文件和记录 5.1《