信息交流控制程序20120819.docVIP

信息交流控制程序 1 目的 通过建立顺畅的内、外信息沟通与交流渠道，保证与质量/环境管理体系相关信息在公司内、外得到及时准确的沟通，阐明管理者对质量/环境管理体系的承诺，保证质量/环境管理体系的正常运行。 2 适用范围 本程序适用于公司内部各层次、职能部门、所有员工，以及外部相关方在环境和职业健康安全管理方面的信息交流。 3 职责 3.1各部门负责与本部门对应的相关方信息的收集、记录、保存以及传递。 3.2各部门负责其工作范围内信息的传递与交流及相关外部信息的收集、处理以及传递，必要时保存记录。 4.1信息的分类 4.1.1内部信息 正常信息：如方针、目标指标、检验检测记录、内部审核、管理评审报告、环境管理方案、相关法律法规、公司环境行为的表现以及体系正常运行时的其他记录； 不符合信息（包括潜在的）：如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理报告等； 产品安全小组活动的信息沟通：如涉及产品的更新或变更的信息，法律法规要求，与产品安全危害和控制措施有关的信息； 紧急信息：如出现火灾、水灾、爆炸等情况下的环境信息与记录； 其他内部信息：如员工的建议及其所关注的相关环境问题等； 消费者反馈要求得到满足的信息。 4.1.2外部信息 地方检测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等检测或检查的结果及反馈信息； 政策法规、标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等； 相关方关注的质量、安全生产、环境问题及其反馈的信息或投诉等； 供方的信息； 需要向外部通报的信息； 顾客的投诉、抱怨、反馈的要求处理结果及顾客是否满意的信息； 其他外部信息，如各个部门直接从外部获取的有关环境、质量技术等方面的信息。 4.2 沟通方式 召集会议； 文字形式：联络单、各种报表、报告、简报、内部刊物、公告、黑板报、商业广告等； 各种电子通讯工具：如电话、传真、电子邮件、互联网、电视、广播等； 走访。 4.3信息的收集、评审与处理 4.3.1内部信息的收集、评审与处理 4.3.1.1相关部门收到内部信息要根据管理体系文件要求和有关规定，及时评审，负责与各相关部门实施沟通，并做好相应记录，使之沟通有效。 4.3.1.2正常信息的处理：各个部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常工作信息；体系部门按相应的文件规定传递公司方针、公司总目标指标、管理方案、内审结果、更新的法律法规等信息。 4.3.1.3不符合（或潜在不符合）信息的处理，详见《纠正和预防措施控制程序》。 4.3.1.4紧急信息的处理，详见《应急准备与响应控制程序》。 4.3.1.5其他内部信息，提供者可以以书面形式反馈给相应部门进行处理。 4.3.2外部信息的收集、评审与处理 4.3.2.1相关部门收到外部信息，根据信息性质、要求和公司内部工作职责规定，及时评审，必要时请示公司领导，负责实施沟通，并做好相应的记录，使之沟通有效。 4.3.2.2环境管理部门负责地方检测站、环保局等环境机构的监测、检查结果及反馈信息的收集，并就环境行为表现及应急计划等与有关机构联络，必要时，由环境管理部门负责组织对外的环境学术与经济交流，学习先进的管理方法及先进的污染治理、环境监测、清洁生产工艺等技术。 4.3.2.3品管部门负责质量技术监督局、卫生防疫站、认证机构等的监测、检查结果及反馈信息的收集，当出现不符合的情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。 4.3.2.4政策法规、标准类的资料信息由环境管理部门、检验部门和设备管理部门负责收集并确认、体系部门负责更新和整理，详见《法律法规控制程序》及《文件控制程序》。 4.3.2.4工程部门、采购部门、销售部门、固废管理部门等分别负责工程合同方、供应商、承运公司、废物收购方等进行信息沟通，并对其环境施加影响，详见《对相关方环境施加影响管理程序》；销售部门和市场部门负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对于上述相关方提供的意见或投诉的处理见《顾客意见处理程序》。若上述相关方欲了解本公司的质量、环境、产品安全方针，各对应部门应及时发送给对方，其它信息的发送，详见《文件控制程序》。 4.3.2.5各个部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境、产品安全及管理信息等，由其分析、整理，根据需要传递到相关部门。 4.3.2.6产品质量、产品安全或环境表现(潜在)不符合信息、紧急信息或其他特殊情况由相应的管理者代表/产品安全小组组长负责有关信息的外界沟通。 4.4 信息的分析、改进 4.4.1对体系运行过程中各类记录的控制详见《记录控制程序》； 4.4.2 各部门对上述各类信息进行归纳、分析，以做管理评审的输入并寻找体系持续改进的机会。 4.5 沟通有效性的检查 通过管理体系运行检查、内审、管理评审、会议汇报等方式来评价沟通内容、信息的有效性。保障传递信