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系统文件编写培训课程 系统文件编写培训课程 方之见顾问 ISO9000系列培训 立木取信 言行一致 课程内容 体系文件的重要性 体系文件的架构 体系文件内容的架构 流程图绘制 编写文件的注意事项 文件的审查、批准 手册范例 工作指导书范例 2 一、体系文件的重要性 体系文件在ISO9000 ，ISO14000及QS9000体 系建立和去运行中扮演着相当重要的角色： (1)符合标准要求 在ISO9001和QS9000及ISO14001 的条文中，均 要求组织建立并保持书面的体系，以全面满足 此标准的要求。 3 一、体系文件的重要性（续） (2)工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有 所依循，保持一致和稳定的工作方式，避免： 不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方 式和标准；或者 由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。 (3)提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此 基础上，通过日常工作不断地完善管理和技术 的要求。 4 一、体系文件的重要性（续） (4)防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成运作上的困难。 (5)改善人际关系 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间摩擦 的机会。 (6)增加员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 5 二、体系文件的架构 1. 一般企业均将文件架构分为四个层 次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件：工作指导书 （含：图纸/标准/外来文件等） 四阶文件：表单或表格 6 二、体系文件的架构（续－1） 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系 文件，许多规模较小，制程简单的公司往往将文件的 结构划分为三个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、 人员的数量，同时亦需考虑公司未来的扩充 和发展等。 7 二、体系文件的架构（续－2） 2. 文件架构的说明 ? ①手册 对于一个国家来说，