文件编号管理规程.docVIP

浙江丽得电器有限公司 LG-2008-06-01 文件编号规范 2008年5月22日发布 2008年6月1日实施 编制： 审核： 批准 目的 确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 使用范围 适用于公司文件的编号管理和控制： 技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； 编号文件包括纸介文件以及电子文件。 编号办法 公司名称及简称: 公司全称为：浙江丽得电器有限公司 本组织简称：L（丽） 3.2公司管理级文件的编号： 丽发管字（LG）［ AA ］ nn：代表管理类编号。 丽发人字（LR）［ AA ］ nn：代表人力管理类编号。 丽发计字（LH）［ AA ］ nn：代表计划类编号。 丽发生字（LC）［ AA ］ nn：代表生产类编号。 丽发技字（LJ ）［ AA ］ nn：代表技术类编号。 丽发质字（LZ）［ AA ］ nn：代表质量类编号。 丽发艺字（LY）［ AA ］ nn：代表工艺类编号。 丽发物字（LW）［ AA ］ nn：代表物资管理类编号。 3.3文件编号说明： L 3.4文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 1.0, 版本编号可以根据项目需要延伸到若干版，例如， 1.0 2.0 3.0 第一次文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。 3.5技术文件代号命名： 3、5、1请按照已发放的浙丽技（2007）002号《产品图样及技术文件代号编制规则》的通知执行。 3.6合同协议 合同协议的编号格式为：LT-AA-nn AA：阿拉伯数字，签订合同的年份； 例：LS-AA」-nn表示丽得销售合同、年份、序号 T：合同类型 S-销售合同 P-采购合同 C-合作协议 H-劳动合同 O-其它合同 nn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。 3.7传真 发出的传真编号结构为：L -X -Y- AA-nn X： 人员姓名 Y：传真的主题（不超过15个汉字）。 nn：流水号。 传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。 例如： L-张三-Y-某公司需求的回复-080314-01 （表示在2008年3月14日收到从某公司发来的传真，主题为“某公司需求的回复”。 3.8电子邮件的命名规则 电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。 3.9外来文件 外来文件结构为：WL – yy – nn WL外来丽得文件 yy：文件来源编号:指某公司或某人 nn：文件流水号。 3.10对外发文 指公司发给公司外部的通知、公函等。 WL（外）文字第nn号 nn：流水号，每年1月1日自动归0。 3.11会议纪要 指公司内部会议的记录等。 L-AA-H-nn H：会议主题（不超过15个汉字）。 nn：阿拉伯数字，文件流水号。 例如： L周例会-01 3.12文件附件 所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加： M nn(-NA) M：附加内容类别； T：表格 A：附件 S：补充文件 nn：附加文件流水号 NA：文件名称； 4.编号管理 1.由公司办公室统一归口管理。 2.对内、对外的发文统一由公司办公室管理。 第 1 页 共 4 页