镇江高等职业技术学校归档文件的整理规则.docVIP

镇江高等职业技术学校归档文件的整理规则 为规范学校各处室归档文件材料的整理工作，提高归档文件整理质量，制定本规则。 ????? 一、归档文件 归档文件是指学校各处室在其职能活动过程中形成、办理完毕、应作为档案保存的各种载体文件材料。 归档文件材料应为原件。照片等文件归档要附有文字说明并交电子图片。 二、文件材料归档分工 　（一）全校性、综合性的文件材料由学校办公室负责立卷归档，其他党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、财会、声像、实物档案等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。 　（二）上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并交档案室立卷归档，其余的上级来文由学校办公室负责归档。 　（三）归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。 　（四）党委和学校召开的代表大会、教代会、职代会、党委会、校长办公会等形成的材料，由校办公室立卷归档，职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门交学校办公室立卷归档。 　（五）各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好文件材料整理工作，并移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。 三、归档文件整理 文件的整理是将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 （一）整理原则 遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合计算机应用技术的需要，便于保管和利用。 （二）整理方法 1 、归档文件以件为单位，逐件整理归档。一般以每份文件为一件，也就是 自然件 ，即单份文件。以下几种情况的文件应作为一件：（ 1 ）文件的正本与定稿为一件，但当定稿过厚不易装订的，也可各为一件，对一些重要文件的历次修改稿，正本与历次修改稿各为一件。（ 2 ）正文与附件为一件。（ 3 ）正文与文件处理单、签批条等为一件。（ 4 ）原件与复制件为一件［（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔字等），以及文件在使用中出现的破损现象，应复制后归档，复制件包括复印件以及手工誊写的抄件等］。（ 5 ）转发文与被转发文为一件。（ 6 ）报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。（ 7 ）来文（去文）与复文为一件。（ 8 ）会议记录应以每次会议为一件。 2 、同一件文件材料排序，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，文件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文（去文）在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 （三）文件的组卷顺序 1 、分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类，不同年度的文件分开排放，一般的文件材料，放在其形成的年度归档。需要注意：文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，判断年度统一以文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，归入文件内容针对的年度；长远规划放在文件内容针对的头一年；多年的总结放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布和批准年度；按学年处理的文件归入专门年度；科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。 几份文件作为一件时， 件 的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。文件没有标日期的，应考证出准确日期或近似日期。 2 、分问题、分类别 学校在管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合。 同一类别的发文，以文号顺序组卷。 会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷。 工作计划、总结等，按责任者或名称组合。 统计、报表、名册等按名称组合。 校报、简报按名称、期号顺序组合 　　科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷。 　　不同类别的文件材料，必须分别排列组合。 3 、分保管期限 　　在整理归档材料时，按文件的凭证和参考价值的大小，将文件材料按不同的保管期限分开，一般分为永久、长期、短期。 4 、卷内文件的排序 　　通过分年度、分问题、分类别和分保期限对归档文件进行整理后，必需对同一年度，同一保管期限的归档文件依据一定原则进行排序组合成卷。 卷内文件的排列顺序按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列（“事由”可以指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，如一份请示和批复可视为一个事由，一项工程、一次活动、一次会议也可视为一个事由）。 同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。 不同事由间的归档文