代理商操作手册(公司版).docVIP

系统操作手册目录： 经销商的采购业务流程图 2 单据操作基本概念 3 单据确认——审核、记账、验收 3 单据常见操作说明 4 新增单据： 4 查询单据： 5 修改单据： 6 锁定单据： 6 审核单据： 6 记账单据： 7 验收单据： 7 作废单据： 7 流程操作详细讲解： 8 入库操作说明： 8 销售操作说明： 8 库存查询说明： 8 VIP维护和输入： 9 出退调货说明： 9 盘点单流程： 9 经销商的采购业务流程图 单据操作基本概念 单据确认——审核、记账、验收 企业业务中的各种凭证在我们系统中就是由“单据”表示。在正常的业务中，业务凭证会经过不同的业务人员确认校验等，因此形成了我们系统中不同的“单据状态”。在介绍系统业务流程之前，先详细说明我们的不同单据状态的概念。 未审核——原始状态 新做单据的原始状态，只有此状态的单据才可以修改其明细信息。 已锁定——初步确认（是否使用“锁定”功能由系统参数1523、1524控制） 在“审核”确认之前先“锁定”单据，代表单据需要再次确认。 已审核——再次确认 “审核”操作代表确认单据的业务意义，此操作一般可以由主管人员进行。“已审核”状态的单据需要做“取消审核”的操作才能被修改。只有“审核”状态的单据才能继续下一步物资流动的操作。 例如：采购单审核后，则表明该采购指令生效，同时仓库人员会接到入库指令，反映到我们系统中就是：采购单审核后，在“仓储物流系统”模块的“入库单”界面，会看到该审核状态的采购单。（详见下文“采购业务管理”） 已拣货——仓库校对（是否使用“拣货”功能由系统参数1516、1517控制） 在商品出库之前，由仓库人员对商品进行校对。 已记账——确认出库 经过确认的单据做“记账”操作，以确认物流上的出库和资金的到账。因此“已记账”的单据会改变出库方的“库存账”和“资金账”。 已验收——确认入库 物流上有出就有入，“验收”操作就是确认物流上的入库。因此“已验收”的单据会改变入库方的“库存账”和“资金账”。 已结案——取消订单量 下了订单的商品，需要取消单据中多余的订单量，就用此功能完结。 已作废——单据失效 制单错误后，采取“作废”操作可使单据失去业务意义。已发生实际效应的业务是不能作废的，因此只可“作废”原始状态的单据（即，未审核的单据）。 注意：程序是遵循“先出后入”的原则完成业务流的，因此一个完整的业务流是经过“未审核→已锁定→已审核→已拣货→已记账→已验收”。当然有些业务只有“出”或只有“入”，那么其对应的单据就会缺少“已验收”或“已记账”的状态。此外这八个状态对一些特殊的单据有特殊的含义，我们将在下文详细说明。 单据常见操作说明 新增单据 点击工具栏上的新增按钮，新增单据，界面如下图所示。 填写完单据明细后，按保存按钮。 保存完毕后，关闭新增窗口。 在新增界面上可以看到，所有橘黄色底纹的输入框必须输入数据。 店仓等输入框的数据可以在下拉框中选择，也可以手工输入相应的代码，回车后会自动显示店仓名称。还可以双击店仓橘黄色底纹，在弹出的提示框中选择店仓 在备注栏可以输入一些备注信息。 输入商品条码、单据数量。 [ 图 6-4-1 ] 新增单据的状态为“未审核”状态。 查询单据 在单据列表界面，点击工具栏上的查询按钮，可以设置查询单据的条件。 [ 图 6-4-2 ] 您可以通过设置单据编号、单据状态、单据日期、店仓条件，查询到满足条件的单据。这里需要说明单据状态的三态复选框的含义。 单据状态： 若打勾选中某项标记，如上图所示的“记账标记”，则表明只显示已经记账的单据。 若没有选中某项标记，如上图所示的“作废标记”，则表明不显示所有作废的单据。 最后，如上图所示的“审核标记”，则表明既显示未审核单据，又显示已审核单据。 日期范围： 单据日期：查询单据时间从起始日期到结束日期范围的单据 出库日期：查询记账时间从起始日期到结束日期范围的单据 入库日期：查询验收时间从起始日期到结束日期范围的单据 注意：不是所有的单据都有出库日期或入库日期查询（例如采购单没有出库日期），按照单据不同的业务流程分情况。 查看单据明细 在单据列表界面选中某张单据后，点击工具栏上的查看按钮，可以查看该单据的明细数据。 修改单据 在单据列表界面选中某张单据后，点击修改按钮，可以进入单据的修改界面。 修改有两种方法： 直接修改单据明细，然后保存。 转到款号模式下（单据工具栏中间），双击某款号。系统会自动显示该款号的矩阵界面，在此界面中可以修改数量。修改完毕后，系统会以矩阵中的条码数量修改原单中相应条码的数量。此外，您还可以新增原单据中不存在的条码。 锁定单据 在单据列表界面选中某张单据后，点击工具栏上的锁定按钮。 只有“原始”状态的单据才能执行锁定操作。 在实际操作过程中，可能会遇到这样的情况：单据无法锁定