合同档案培训.docVIP

合 同 档 案 培 训 材 料 公司档案中心 二○○八年三月 目 录 一、招标合同文件资料归档范围 二、合同档案的归档时间和归档份数 三、合同档案的整理 四、合同档案的归档 一、招、议标合同文件资料归档范围： （一）合同文件及审批资料； （二）中标通知书； （三）合同谈判纪要（若有）； （四）定标表； （五）评标报告资料，一般应包括如下资料： 1、招标工作报告 2、投标文件送达签收表及开标会议投标人代表签到表 3、开标记录一览表 4、评标商务评价因素一览表 5、评标技术评价因素一览表 6、评标办法或评标细则和评标委员会成员名单及其确认签字表 7、公证书（若有） 8、投标文件澄清问题及回复资料 9、评标委员会关于确定进入详细评审阶段投标人名单的决议（若有） 10、投标报价的算术错误修正说明一览表 11、投标报价评分计算表 12、商务组评委对各投标人的评分表 13、技术组评委对各投标人的评分表 14、商务组评分汇总表 15、技术组评分汇总表 16、商务和技术评分汇总表 17、技术评标报告及评委签名表 18、商务评标报告及评委签名表 19、综合评标报告及评委签名表 （六）招标工作计划； （七）招标公告或投标邀请书及其审批原件； （八）资格预审资料； （九）招标文件及其审查会议纪要或文件、招标答疑及补充通知，以及招标文件审批表等资料； （十）中标单位的投标文件及未中标单位的投标文件正本； 注：议标合同文件材料按议标工作程序中产生的文件材料归档。 二、合同档案的归档时间和归档份数 根据公司档案管理规定，合同业务管理部门应在次年上半年将本年度所有招标和非招标合同档案向档案室移交归档。合同管理部门在移交时要提交合同及其招投标文件移交目录一式二份，双方签收交接。档案室对接收的案卷质量、数量要进行严格的检查并注明缺损。 合同文本一般归档一式二份，其他材料一式一份，所有归档材料应为原件，同时，将合同电子文档要刻制成光盘归档。 三、合同档案的整理 合同资料的收集、整理工作应由合同业务管理部门负责完成，合同资料按件整理、立卷，非招标项目合同应将合同正本、审批表、合同底稿及其他相关附件装订一起，作为一件归档；招投标合同文件原则上采取按件立卷，即按照本培训材料中第一项归档内容的顺序整理、立卷，若将合同及招投标文件装订成一册归档时，应注意每册里要有卷内索引目录，卷内文件材料按顺序编写页号，卷册要加上统一制作的案卷封面，拟写案卷标题，注明合同号和编制日期。 采取装订形式的文件材料都需重新按顺序编页号，页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。 装订时要去掉所有的金属物，采取线绳装订，保持美观、整洁。 四、合同资料的归档 合同资料一般按年度进行归档，同一年度内再按合同编号顺序组卷，招投标项目合同资料按合同和招投标文件一起单独组卷。 归卷文件材料在每份首页右上角加盖科技档案档号章并逐件编写件号。