2015年基于方针的三合一管理体系文件编写模式的探讨.docVIP

基于方针的三合一管理体系文件编写模式的探讨 [摘 要] 本文通过对企业现有三合一管理体系文件常见模式分析，提出其存在的问题，并探讨基于方针的管理体系文件模式的编写方法，以解决这些问题，帮助企业有效的建立更适合其实际运作的管理体系文件。 [关键词] 手册、文件、三合一(ISO9001:2008、ISO14001:2004、OHSAS18001:1999)、整合、管理体系、方针、模式 一、前言 　这几年，随着中国经济的发展和对外贸易的不断升级，为提高市场竞争力和自身管理水平，申请和通过管理体系认证的企业数量越来越多。而且，随着国际社会和我国政府及公民对环境和职业健康安全重视程度的不断提高，许多企业依据ISO9001:2008《质量管理体系 要求》、ISO14001:2004《环境管理体系 要求及使用指南》、OHSAS18001:1999《职业健康安全管理体系 规范》建立了三合一的管理体系，并通过了三个体系的认证，取得证书。 　ISO9001:2008《质量管理体系 要求》、ISO14001:2004《环境管理体系 要求及使用指南》和OHSAS18001:1999《职业健康安全管理体系 规范》三个标准虽然目的和适用范围不同，根据它们所建立的体系的侧重点也不同，但由于它们都是组织管理的一部分，是组织管理体系中的子系统，遵循着相同的管理原则，如系统的管理原则、领导作用原则、全员参与原则、统一方向原则、过程方法原则、预防为主原则和持续改进原则等，所以，在实际的质量管理、环境管理和职业健康安全管理中往往可以采用相同的管理方法，如管理的教育方法、管理的法律方法、管理的行政方法和管理的经济方法等。同时，在三个标准中存在着许多管理的共性条款，ISO9001:2008标准在编写中考虑了与ISO14001标准的相容性，ISO14001标准在2004版改版时也考虑了与ISO9001标准的兼容性，使得三个标准在共性要求方面更为趋近。以上这些均为依据三个标准建立整合型的管理体系奠定了良好的基础。 二、目前的管理体系文件编写模式 　 作为三体系的审核员，笔者审核了八十多家企业的三合一体系，在审核中，阅读和文审了它们的体系文件。这些企业的文件体系架构基本一致，大多为如下的金字塔结构，将体系文件分成三个层面： 　　也有些中小企业将程序文件合并到手册中，或将程序文件列为作业指导书的范畴，形成只有两个层面的文件架构，更简单实用。 　　在上述文件体系架构基础上，不同企业的体系文件模式往往又会有所差别，总体而言，目前三合一管理体系建立的模式主要有以下几种： 第一种模式：三个体系分别建立体系，或质量管理体系单独建立体系，环境管理体系和职业健康安全管理体系整合建立体系。这种文件体系编写模式多见于企业先建立并通过了ISO9001认证，而后由于市场压力或自身管理需要，再建立了环境管理体系和职业健康安全管理体系体系。该模式下的手册，其编写顺序一般是按三个标准的条款顺序进行编写。 第二种模式：三个体系整合建立体系，形成统一的一本手册。该模式下的手册往往是以ISO9001标准为主线，同时将环境管理体系和职业健康安全管理体系的内容嵌入质量管理体系体系相应章节中来进行编写。手册目录举例如下： 章节号 标 题 对照ISO9001/ISO14001/OHSAS18001标准条款 0.0 公司概况 0.1 管理者代表任命书……………………………… 5.5.2/4.4.1 0.2 手册颁布令 1.0 体系文件架构及手册说明……………………… 4.2.1,4.2.2/4.1,4.4.4 1.1 体系覆盖范围及删减合理性说明……………… 1.2,4.2.2/4.1 1.2 手册修改控制页 2.0 引用标准 3.0 术语和定义 4.0 质量/环境/职业健康安全管理体系总要求…… 4.1 4.1 文件控制………………………………………… 4.2.3/4.4.4,4.4.5 4.2 记录控制………………………………………… 4.2.4/4.5.4/4.5.3 4.3 环境因素识别、评价控制……………………… 4.3.1 4.4 危险源识别、评价控制………………………… 4.3.1 4.5 法律法规管理…………………………………… 5.1/4.3.2 5.0 管理职责………………………………………… 5 5.1 管理承诺………………………………………… 5.1 5.2 以顾客为关注焦点……………………………… 5.2 5.3 质量/环境/职业健康安全方针、目标………… 5.3,5.4.1/4.2,4.3.3 5.4 管理体系策划及管理方案……………………… 5.4.2/4.3.3/4.3.4 5.5 组织结构图……………………………………… 5.5.1/4.4.1 5.6 职能分配表……………………………