万科房地产成都公司文件管理规范(doc 5).docVIP

1． 目的 为规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本文件管理规范。 2． 范围 2.1 适用于公司内各部门文件管理 3． 职责 公司总经理办公室负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。 总经理办公室指定专门的档案管理员，统一负责公司所有原始档案资料的管理，以防止档案资料管理的混乱、重复现象。 各部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。 各部门指定一个兼职档案管理员，负责本部门内文件管理及收发管理 等。 3.3 公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。 4． 规范内容： 文件的分类： 为满足不同文件的性质及需要，总经理办公室及各部门应对于各类文件予以分类。 4.1.1 公司内部管理文件类：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等文件。 4.1.2 公司对外往来文件类：以公司名义与政府部门、上级公司、相关业务单位及其它单位往来文等。 部门文件类：以部门名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示、报告等。 业务报告类：项目的调研报告、可行性研究报告、楼盘销售情况、工程进展情况、审计报告、公司按揭情况等。 业务合同类：工程合同、营销合同、管理合同、设计合同、售楼合同等。 4.2 文件的编制 4.2.1 为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。 4.2.2 文件标题定为小三号宋体字加粗，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。 4.2.3 各部门所有需以公司名义对外发文，都必须到总经理办公室文件管理员处获取统一发文编号加盖公章后，方可对外发文，编码方式为：成万科[年度]序号，对政府部门发文需使用红头文件纸打印。 4.2.4 以公司名义下发的红头文件编码规则为:成万字[年度]第序号。 公司、部门日常性下发文件编码规则为：总经理办公室——成万办字[年度]序号，财务管理部---成万财字[年度]序号等，新增部门以此格式类推。 　　　　　　　　　　　　 部门日常无须存档的零星发文不用编号。 文件格式的样板（仅限于规章制度类文件使用） 成都万科房地产有限公司 编号 名称 版本 第 页共 页 编制 更改 审核 批准 生效期 年 月 日 目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的) 范围：(要明确阐述本文件适用范围。) 职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。) 格式头定为五号宋体字 （后附正文） 4.2.8 文件编号格式（仅限于规章制度类文件使用）： VKCD部门简称XX-XX1 部门本类文件的支持性文件以“001”起顺推 部门本类文件顺序，以“01”起顺推。 见4.2.8.1 公司名称缩写 4.2.8.1 各部门名称简称：总经理办公室——ZB，财务管理部——CW，营销策划部——YXCH，设计部——SJ，成本管理部——CB，项目发展部-——XM，珠峰在线——ZF等。 4.3 文件的传阅 需公司领导审阅的非电子文档类文件，由总经理秘书负责传递至相关公司领导并签署《文件处理表》，由总经理办公室存档或转相关部门存档。 4.5 文件的存档 部门须规定本部门文件的归档时间，并做好保管工作，明确标明存档人、案卷题名、案卷号、保管期限等。（详见《档案管理规范》：档案分类管理、档案编号方法） 4.6 电子文档的管理 4.6.1 公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。 4.6.2 电子文档须定期存储，并按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件须加密，且以软盘备份，并指定专人保管。 4.7 文件的保密 4.7.1 公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或部门负责人授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据。 4.7.2 公司以下文件需严格保密：办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金