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青岛海悦置业有限公司 办公费用支出管理规定 2001年12月20日 一 总则 本制度适用于所有海悦公司部门、正式员工、试用期员工以及由公司承担办公费用的临时用工和外雇人员。 本制度所称办公费用是指在公司日常经营过程中，由公司统一支付或由部门或个人分别支付但由公司承担的与公司业务相关的费用以及公司规定可以由公司负担的福利开支。 公司办公费用预算体系分为公共办公费用预算、部门办公费用预算、临时办公预算三部分。 各预算体系分别制定年度和月度预算。其中，公共办公费用的年度和月度预算由公司办公室主任制定；部门办公费用的年度和月度预算由各个部门经理分别制定；临时办公预算由办公室主任制作。财务部经理统一汇总所有预算。 二 预算表与核算表 公司办公费用预算表应明确列出所有费用科目，费用科目名称应能够直接与费用开支的票据种类直接对应，以便于追溯。 公共办公费用预算表应明确列出各个部门在各个费用科目下的预算金额；部门办公费用预算表应明确列出本部门每个人在各个费用科目下的预算金额；临时办公预算表由财务部根据具体情况确定其费用科目和对象的明细分类。 核算表分为实际开支核算表和预算核算算差额比较表组成。核算表与预算表采用完全相同的格式和形式，以便于比较和分析。 预算表与核算表由财务部统一制定，具体形式参见附录。 三 预算 年度预算表在头年12月20日前以电子版本形式下发给办公室主任；月度预算表在前月10日前以电子版本形式下发给部门经理；临时办公预算由财务部根据具体情况确定预算表下发时间。若预算表的形式和内容在不同月份没有变化，则可以持续沿用，无须每月下发。 年度预算制作人应在每年12月23日前完成下年度预算；月度预算制作人应在每月23日前完成次月预算；临时办公预算自财务部预算表下发之日三天内由相应预算制定人完成。所有预算均需要以书面和电子两种形式交财务部经理审核。书面预算表需要预算制作人清楚签字。 财务部经理应对汇总的预算分别进行审核和测算，确保各项预算开支的合理性，发现问题应立即将预算表退回相关预算制定人，要求其在一天内重新制定或作出合理书面解释。 财务部经理应在每月25日前完成预算审核，临时办公预算自财务部收到预算表一天内完成审核，清楚签字后将书面预算交总经理审核批准。 总经理审核没有通过的预算由财务部转回预算制作人在一天内重新制定或作出合理书面解释，再由财务部重新汇总交总经理审核。 总经理预算由办公室制定完成，交财务部审核，具体期限和程序与部门预算相同。 总经理应在每月28日前完成对各项预算的审核，应在收到财务部所交的临时办公预算表两天内完成审核。 总经理审核通过的预算签字批准后由办公室复印一份，保存再交财务部公布生效。预算原件由财务部保存，复印件由办公室保存。 遇有节假日或特殊情况，上述规定期限可顺延1~2天。 四 办公借款 本制度所指办公借款是指公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司借取的临时款项，不包括因采购、施工、广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。 公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司申请的临时借款的，借款人需填写借款申请单。 借款金额在1000元以下（含1000元）的申请，由部门经理审核批准后交财务审核支款；借款金额在1000元以上的，由部门经理、总经理审核批准后交财务部审核支款。 部门借款每月累计超过3000元以上的，财务部应及时书面通知总经理，同时停止接受由部门经理审批的借款申请，该部门再借款须由总经理审核批准后由财务部审核支款。 任何借款自由财务部支出之日起一个月内必须归还公司或报销抵帐。对借款超过归还期限的部门和个人，财务部停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。但因长期出差所造成的借款超期，在当事人和相关部门提供充分书面解释后，财务部可以恢复该其借款权利。 非公司正式员工不得以任何理由进行办公借款。 五 报销 费用发生后经办人应按如实填写公司费用报销单，核对票据和金额无误后交本部门经理审核签字，然后交财务部经理审核无误后报销，报销费用金额冲抵本部门预算。 部门经理本人用于部门工作的费用报销由本人在经办人栏下签字后直接交财务部经理审核报销； 部门经理本人或其他员工由于总经理指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销应由部门经理签字，再由总经理审批后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵总经理预算； 公共费用开支的报销由经办人在报销单上签字，办公室主任审核签字后交财务部经理审核报销，相应费用冲抵公共费用预算。 总经理本人办公开支要直接在报销单上签字后交财务部经理审核无误后报销。 财务部审核过程中若发现某项开支已经超出预算，应要求相关报销人和审核人提出书面解释，经总经理批准后进行报销。 各部门因特殊情况发生大额的预算外支出，必须报总经理审批签字后由财务部经理审核报销。 财务部每周一、三、五进行报销业务。 六 费用