监理项目资料档案管理作业指导书.docVIP

监理项目资料档案管理总则引用标准 档案管理职责.项目档案的编制 项目档案的验收 项目档案的报送 项目档案的1.总则 1.1?监理项目资料档案管理作业指导书规定了建设监理资料的档案管理职责和档案编制、验收和报送的程序和方法； 1.2?监理项目资料档案管理作业指导书适用于建科院监理部各监理项目部对监理资料档案的收集、编制、验收、报送和保存管理工作； 1.3?监理项目资料档案的范围系指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理；工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。上述内容以下简称为档案。 1.4本作业指导由负责编制、发布并解释。经总工程师批准后正式实施。 2.引用标准 2.1《中华人民共和国档案法》（1996年修正） 2.2《建设工程监理规范》GB50319-2000 2.3《城市建设档案管理规定》（建设部令61号、90号） 2.4《建设工程文件归档整理规范》GB／T50328-2001 3.档案管理职责 3.1档案管理工作按照“统一领导、分级管理”的原则进行网络化管理 3.2公司 负责并对项目监理部按照本作业指导书的各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导； 3.3 各项目监理部应配置和建立档案资料所需的设备和材料和； 3.4监理项目资料档案实行总监理工程师负责制； 3. 在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，项目部应按作业指导书的要求，及时对相关资料进行处理、编码和存档； 3. 在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，并按本作业指导书的要求整理装订成册，报送部验收核准。 （5）政府和环境方面的信息 国家有关的政策及法规，检查与监督信息，建设区域环境信息等，需通过政府信息载体和调查获得。 （6） 监理单位的内部信息 监理工作制度，监理委托合同，监理规划及监理细则，项目的投资目标，项目的质量目标，项目的进度目标等，是监理单位内部生成的信息。 4.2.3监理信息编码原则 监理信息形成后，为今后组卷，归档和追溯需要，必须按一定的规律进行编码，监理信息编码应遵守如下原则。 （1）唯一确定性； （2）可扩充性和稳定性； （3）标准化与通用性； （4）逻辑性与直观性； （5）精炼性。 不论是单靠人工进行数据处理还是利用计算机进行数据处理，都需要建立监理信息编码系统。监理信息的编码也称代码设计，它是为事物提供一个概念清楚的唯一标识，用以代表事物的名称、属性和状态。代码有两个作用，一是便于对数据进行存储、加工和检索；二是可以提高数据处理的效率和精度。此外，对信息进行编码，还可以大大节省存储空间。在工程建设监理工作中，会涉及到大量的信息，不仅包括文字、报表，而且还有图纸、声像等，因此，不论是单靠人工进行数据处理还是利用计算机进行数据处理，都需要建立监理信息编码系统。 5 监理资料 5.1 施工阶段监理资料内容 《建设工程规范》《建设工程文件归档整理规范》建设工程文档《建设工程文件归档整理规范》建设工程文件归档保管期限序号 归档文件 保存单位和保管期限 建设单位 监理单位 城建档案馆 1 监理规划 （1） 监理规划 长期 短期 √ （2） 监理实施细则 长期 短期 √ （3） 监理部总控制计划等 长期 短期 2 监理月报中的有关质量问题 长期 长期 √ 3 监理会议纪要中的有关质量问题 长期 长期 √ 4 进度控制 （1） 工程开工/复工审批表 长期 长期 √ （2） 工程开工/复工暂停令 长期 长期 √ 5 质量控制 （1） 不合格项目通知 长期 长期 √ （2） 质量事故报告及处理意见 长期 长期 √ 6 造价控制　 （1） 预付款报审与支付 短期 （2） 月付款报审与支付 短期 （3） 设计变更、洽商费用报审与签认 长期 （4） 工程竣工决算审核意见书 长期 √ 7 分包资质 （1） 分包单位资质材料 长期 （2） 供货单位资质材料 长期 （3） 试验等单位资质材料 长期 8 监理通知 （1） 有关进度控制的监理通知 长期 长期 （2） 有关质量控制的监理通知　 长期 长期 （3） 有关造价控制的监理通知　 长期 长期 9 合同与其他事项管理 （1） 工程延期报告及审批 永久 长期 √ （2） 费用索赔报告及审批 长期 长期 （3） 合同争议、违约报告及处理意见 永久 长期 √ （4） 合同变更材料 长期 长期 √ 10 监理工作总结 （1） 专题总结 长期 短期 （2） 月报总结　 长期 短期 （3） 工程竣工总结　 长期 长期 √ （4） 质量评价意见报告