我国电子档案发展的节点因素.docVIP

论我国电子档案发展的节点因素 摘 要：随着社会经济的不断发展，网络技术的不断提高，电子档案以其迅猛的速度在各行各业中快速发展。电子档案在其发展过程中，阻碍和制约其发展的关键节点因素是法律、法规不健全，自然环境因素、人为因素等方面因素造成。只有不断提高和建立健全这些方面因素，才能让电子档案在档案管理层面有立足之地。 关键词：电子档案；节点因素；因素；分析 一、前言 随着全球信息技术的更新换代，办公自动化的逐步完善与提高，在全国各个领域行业电子文件也随之产生。电子文件以其操作方便、节约存储空间、信息容量大、传递不受时间和空间限制、具有全球性、开放性、共享性、时态性、等特征，电子文件以新的记忆方式和无纸收藏的管理方式、方法和思路打破了纸质档案的管理理念。恰恰因为电子文件具有这些特点，［1］电子档案的真实性、可用性、完整性、保密性、可传递性制约着电子档案的形成和发展，加之目前我国电子档案发展尚是雏形阶段，电子档案安全性能单一、配套的法律法规体系不够健全、电子档案形成单位主管领导不够重视等等问题阻碍了电子文档的发展。 二、法律、法规制度不建全因素 一个国家，立法是强国之本，治国之策；是提高经济水平、物质文化的需求。档案立法是维护档案使用者的利益、提高档案管理者管理水平之标尺。鞭策档案事业的发展。依法管理档案是从事档案人员的前提和基础，现中国档案立法有许多亟需解决的问题。目前我国实施或颁布的档案法律法规是《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》、《中华人民共和国电子签名法》，这些法律、法规的制定只是为电子档案的法律、法规的制定只是为电子档案的管理做了大致的方向和指导，而关于电子档案在各个领域的产生及产生的效应、维护及使用的权限、保密与开放的度数把握层度、利用与被利用之间的利害关系、如何解决人与物、物与人之间的矛盾还没有细化。对于一个国家、一个部级、一个省级、一个市级、一个部门电子档案管理的水平达到一个什么标准没有定义和标准。加之档案的在现今社会往往服务性占主要位置，主导性地位相当薄弱，所以造成电子档案在各个地区、各行业、各部门存在很大的差异，层次不齐，各自设立适应本地区、本行业、本部门的规章制度，缺乏纵向及横向联系，各自为阵，往往具有地方性，而普遍性、通用性、广泛性存在一定的问题。电子档案的立法是一个系统的过程，［2］在立相关档案之法之前我们首先要多听来自底层档案管理人员的呼声，来自民众之声，对电子档案的发展趋势进行分析评估，做好充分的调研工作，结合国外有关电子档案方面的法律法规，根据我国的国情，制定适合我国电子档案的法律，让电子档案有法可依、有法必依，使中国档案立法不断发展、充实完善。 三、环境因素 （一）自然环境因素是制约电子档案发展的又一关键节点因素 因自然环境因素造成的破坏往往是不可抗拒，如：战争、地震、洪灾泥石流、火灾等自然灾害给电子档案带来的具大损失是无法统计和估算的。回顾我国汶州地震之后带来的各种灾害，地震带来的不仅仅是人员的伤亡、房屋的倒坍，连续的暴雨造成的泥石流等有型的、显像的灾害，而灾后人的心理恢复及众多在科学、生产、经济发展过程中产生的电子档案也遭受不同层度的损失和破坏。从事档案管理人员要有及时应对自然灾害的能力，积极做好灾前灾后电子档案的转移、保存、电子档案损失层度认定工作。杜绝有害气体，做好防火、防虫、防鼠灾三防工作。 （二）电子档案生成和存贮的软硬件环境影响因素 电子档案生成和存贮的软硬件环境是决定电子档案的生存周期长短的关键。［3］电子档案在形成过程中的数据的真实性、完整性的要求是电子档案产生的前提；电子档案的数据库软件设计的格式统一、版本的高低、其兼容性效果是电子档案的保障；电子档案存储光盘的质量、合理的编号、电子档案数据库说明书保密性的保存、电子档案库房的安全管理及温湿度控制是手段。磁性载体的有效隔离，加强平时的火灾防患意思，做好用电线路的每日检查工作，必免火灾事故的发生，防患于未然。充分做好对电子档案生成和存贮的软便件的规范合理使用，做好对硬件环境的风险预测、评估、预防、检查，把电子档案的损失降到最低。 （三）网络安全环境因素 电子档案在通过网络传输过程中，要确保网络安全。［4］计算机病毒是造成电子档案失真、丢失的主要杀手，网络黑客的随意进入、窃取是导致电子档案失密、招受破坏的问题所在。做好网络设备安全，网络安全访问的控制，邮件保密传输安全控制，做好计算机的网络安全控制，保障电子档案在网络传输中的安全。 四、人为因素 （一）领导人思想意思问题因素 现如今，各单位、各部门电子档案发展的迅速层度与其领导人思想行为意思的高低及重视层度密不可分。［5］由于电子档案产生之前，档案的服务性、现用性的限制，又因为电子档案产生的年代还尚浅，电子档案的开放性、共享性往往促成领导人对其电子档案真实性、完整性