归档文件整理标准.doc

归档文件整理标准 （天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施） 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义 本标准采用下列定义： 2.1归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺； 已破损的文件予以托裱、 修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。 5整理方法 5.1分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限—— 年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类 将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类 将文件按规定的不同保管期限分类。依据本单位制定的档案保管期限表，对文件进行分类。 5.1.3按机构分类 将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。 5.1.4按问题分类 将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。依据《中国档案分类法》的原理和类目用语，并结合立档单位的实际情况设置类目。 5.2排列 归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后，其中会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。 5.3装订 归档文件按件装订。永久和长期保管的要去掉金属物，用档案行政管理部门指定使用的装订材料装订，不得压字。 5.4编号 归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、盒号、机构（问题）等项。 5.4.1全宗号 档案馆给立档单位编制的代号。前面标注“x，，，后面以四位阿拉伯数字标注。如X02160 5.4.2年度 文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如1 9 7 8 0 5.4.3保管期限 归档文件保管期限的符号。永久用“y”、长期用“c”、短期用“D”。 5.4.4件号 文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号以不超过四位（含四位）阿拉伯数字标注，馆编件号以不超过六位（含六位）阿拉伯数字标注，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在同一保管期限内，按归档文件年度分别编制顺序号，或按分类的最低一级编制顺序号。馆编件号按进馆要求编制。 5.4.5机构（问题） 作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5。4.6盒号 档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号和馆编盒号，室编盒号以不超过三位（含三位）阿拉伯数字标注，馆编盒号按进馆要求编制，以不超过五位（含五位）阿拉伯数字标注。 5.5编目 归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录。 5.5.1归档文件应逐件编目。归档文件目录及盒内文件目录设置室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。多机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。 5.5.1.1件号 填写件号按照5.4.4的要求编制。 5.5