浅谈公路工程档案的收集与整理.doc

浅谈公路工程档案的收集与整理 靳红娟 （江西省路桥工程集团有限公司，江西 南昌 330000） 摘 要：针对公路工程施工中档案收集与整理中的一些问题及怎样做好档案的收集与整理谈了 些不成熟的看法，希望能为以后的公路工程档案的收集与整理提供一些借鉴和参考。 关键词：公路工程；档案；收集与整理  0 前 言 公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，因而形成了档案种类多、数量大、价值高。这些工程档案是基础设施建设的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分，是反映工程内在质量的真实记录，也是工程质量评定的基础图文材料，特别是对隐蔽工程和建成后不容易检测的项目更具有唯一的，不可替代的重要价值。更是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据和项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，具有重要的凭证、法律价值。 虽然公路工程档案有其重要意义，然而纵观目前工程档案管理现状，普遍存在重工期；重质量；忽视档案资料的收集、整理等基础工作的现象。有好多在建设过程中应该整理的档案资料，却留待工程结束后才去进行整理，致使收集资料难度加大。造成最终的工程资料不完整，不规范。我在参与工程档案整理工作中对此深有体会。由于交通设施项目流动、分散、规模大，周期长，涉及人员面广等特点，要将包括建设、设计、监理、施工单位等部门的工程资料完好无损地收集归档难度相当大。为此本文着重对公路工程档案的收集与整理谈些不成熟的看法。 1 公路工程档案管理工作中存在的一些问题 1.1 施工管理与工程档案管理脱节 施工单位在施工过程中不重视档案材料的及时收集和整理，最后往往导致竣工后资料参差不齐，记录不全，不能准确地反映工程真实情况，影响了工程技术文件系统的准确和完整。比如说工程照片、工程录像，施工日志也作为归档管理资料，但实际往往并没有重视这方面资料的收集，对于一些隐蔽工程的施工照片到竣工验收时才去收集已经为时过晚；施工日志应是做为施工人员的工作记录，做好施工日志对填写资料的相关数据显为重要，但实际工作中很少有人自始至终地坚持写施工日志，其实这些资料如果在施工过程中收集、整理会是件容易的事，但往往由于人们不够重视而被忽视，到竣工验收时再去收集这些资料就增加了难度，诸如此类，本来工程其内在质量、外观质量均达到优质工程标准，但由于竣工资料残缺而被扣分，使原本可以评优良的工程仅为合格。 1.2 表格没有统一标准 其次，施工用表没有统一标准，填写的数据内容重叠，应按实际操作和设计要求所反映的特定内容被遗漏，竣工资料编制的办法五花八门，没有统一章法。 1.3 档案管理水平差 档案管理水平不够专业，许多归档的资料不符合归档要求，比如在工程资料中存在不少复印件，甚至是复印材料多次复印件，内容模糊不清，有的复印件经涂改后再复印，字迹难以辨认，经不起长期永久性保存。这些归档资料在以后使用中难以成为可靠，真实的文件依据，给竣工档案整理带来不必要的麻烦和损失。 2 问题产生的原因 2.1 工程档案管理意识淡薄 工程项目档案文件的产生贯穿于工程建设全过程，其形成，积累和管理应由建设、监理、设计、施工单位根据各自的分工及时进行收集整理。一些施工单位认为工程档案的管理只是事后的一种文件的整理工作，与工程进度、质量等比起来无关紧要，他们在工程建设过程中大多注重工程资料的目的为了计量，只要能计量，以后的事情另当别论，比如说某个隧道路面28d强度达到后已经计量了，而在做评定资料时查找相关资料却被丢失了。不重视资料的收集和整理，忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制，使得形成的工程资料在质量出现了物质形态不统一，信息记录要素不完整的状况。 2.2 工程档案编制办法不统一 我国交通工程尚没有形成统一、规范的竣工资料编制办法，而是由各省交通行业自行制定。由于竣工档案不同于一般文书档案，它的形成不但要符合行业管理的要求，还要符合档案编制的规范要求，在验收交工时既要通过行业的审查，还要通过档案专项验收。现在大多建设单位把竣工资料委托给专门的档案管理单位保管。在档案管理时，管理者往往凭自己对有关文件理解来确定文件的编制办法，致使同一施工单位在不同的地区，竣工文件的编制办法出现不一致的状况，造成竣工资料的返工，使得施工承包单位无所适从。 2.3 施工管理用表格式不统一 工程用表是公路工程项目管理的一种表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录。由于我国交通行业还没有制定出统一的工程管理用表，各省只能根据《公路工程质量检验评定标准》（JTJF80/1-2004）及交通部颁发的《公路工程竣工验收办法》等国家规范、办法来编制用表。由于各地对规范的理解不一，在施工用表的设计中，又缺乏科学合理的设置。格式各自不相同，有些公路工程项