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公文製作與處理 總務處文書組 100年7月 壹、「函」的內容 一般公文以「函」為主： 主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。 壹、「函」的製作要領 1.訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 2.承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定 列為附件。 3.概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複 ；至於具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」 段內。 4.受文單位(政府機關及學校單位除外)請務必註明受 文單位郵遞區號及詳細地址。 5.如果有多個受文單位，單位間請以符號、隔開。 6.政府機關及學校單位請用完整名稱。 7.如有附件，請務必註明；得在文內敘述附件名稱及份 數。 8.開會通知單請勿使用函(稿)格式。 9.各單位如需要發文，請將函(稿)於公文流程完成後， 送至文書組(電子檔e-mail 至docs@ocu.edu.tw)。 如為當天必須發文者，請務必先以電話告知。 貳、「簽」的製作要領 1.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬 辦，不分項，一段完成。 2.「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 3.「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出 具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分 項條列。 4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦 意見，「擬辦」一段不重複「說明」。 5. 先簽後稿為原則。 参、其他公文 其他因辦理公務需要之文書，例如： （一）書函： 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較 函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書 刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用， 其性質不如函之正式性。 （二）開會通知單：召集會議時使用。 (三) 獎狀製作範例 肆、公文用語-期望及目的用語 期望及目的用語： 對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照辦理、請　查照見復、請　查照轉告、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。 肆、公文用語-直接稱謂用語 有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自 稱「本」。 對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級 對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 行文數機關或單位時，如在文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 肆、公文用語-引述語 ＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊准：引敘平行機關或首長公文時用。 ＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。 ＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。 ＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 伍、其他注意事項 1.奉教育部指示實施公文雙面列印 2.「請 貴校」但隔行免空 3.公文用語誤用，如上行文為「請 查照」 4.教育部100年1月7日臺技(二)字第1000001870 號函 5.標點符號誤用。例「請 查照！」。 6.用印簽辦單 陸、公文處理(一) 公文速別： (一)最速件：隨到隨辦，並在一日內辦畢。 (二)速 件：三日內辦畢。 (三)普通件：六日內辦畢。 (四)特別件：依規定期限之內辦畢。 (五)分文時得依實際需要彈性調整辦畢期限。 陸、公文處理(二) 承辦人員收到公文時，應登記於承辦案件登記簿，並依期限辦理，辦畢立即歸檔。 公文逾期未歸檔，文書組應填具公文稽催單稽催，承辦人員接獲稽催單後，應即答覆並儘速結案。 文書組應按月製作公文稽催統計表並提交行政會議公布。 有延後歸檔之必要者，應由承辦人員填送展期單，經主管核准並知會檔案管理人員。 陸、公文處理(三) 僑光科技大學文書處理暨檔案管理規則 第八條： 「各單位承辦人員在年度內工作認真、對公文處理過程有顯著績效，或有違反本規則之情事者，得由主管單位提報人事室予以敘獎或議處。」 郵件處理注意事項 1.不建議採用貨到付款的方式，如有貨