【毕业设计、论文】浅谈工程设计中CAD电子文件的归档管理.pdfVIP

辽 宁 交 通 科 技 2002.8 ·管 理 · 浅谈工程设计中CAD电子文件的归档管理 妇匕 静 (辽宁省交通勘测设计院，沈阳110005) 摘 要 本文针对工程设计行业应用CAI〕技术后所产生的电子文件的特点及相关问题 作了宏观的介绍，并结合我院的实践简要地讨论了如何进行CAD电子文件的收集、整理、 归档与鉴定。 关键词 CAD技术 电子文件 文件归档 鉴定 据不完全统计，我国工程设计单位的计算机出 一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就 图率已达90%以上(我院已达 100%)，每年约生成 会改变，甚至会失去可读性，可见保证背景信息和元 千万份的电子文件，大大提高了设计工作效率和质 数据的完整与正确是至关重要的。 量。这些电子文件的大量出现，充分表明计算机辅 此外，CAD电子文件还具有信息共享性、非直 助设计CAI)技术已成为现代工程设计不可缺少的 读性、标准化依赖性等特性，在归档管理时，同样应 关键技术。如何使用好、保管好这些电子文件是放 予重视。 在每个档案工作者面前的新课题。 2 CAD电子文件的收集与积累 1 CAD电子文件的主要特点 2.1 CAD电子文件收集积累的重要性 1.1 CAD电子文件对设备的依赖性 电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间 任何电子文件，必须将信息内容利用技术和设 间隔，因此，电子文件收集积累应贯穿于公文处理和 备记录在磁性材料或光盘等载体上。这是因为它不 科技工作的整个过程，依据有关规定和标准进行工 能离开其生成环境和设备而单独存在。一般的计算 作，不仅要保证电子文件的真实性，还要维护它的系 机几年后就会被更新，而一些耐久性的光盘载体可 统性、完整性、防止存在信息内容的载体丢失、损坏， 以保存几十年甚至上百年。为此，电子文件的长期 为归档打下良好的基础。 保存需要有不断更新的技术和设备作保障。 2.2 CAD电子文件的收集积累范围，按照 《公路工 1.2 CAD电子文件信息与载体的相分离性及易更 程基本建设项 目设计文件编制办法》办理 改性 需要注意的是，当纸质文件有全文信息自动检 电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可 索要求时，则应对其进行收集。对于起辅助作用或 以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何 正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相 变化，很难象纸质文件那样确定哪个是 “原件”而哪 应的纸质文件建立标识关系。尤其是 “无纸化”系统 个是 “复印件”;所以，如何保证电子文件的真实性、 生成的电子文件，应当制成硬拷贝，以免系统发生意 可靠性，这是一个非常关键的技术问题。 外文件丢失，确保其完整性。 1.3 CAD电子文件的多媒体集成性 2.3 CAD电子文件的收集积累方法 文字、图形、声音、影象等多种媒体信息均可以 电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统 单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成 上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来 和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份 记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、人数据库 电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很 时间等。 多难度。 电子文件的收集积累集中管理，逐步建立积累 1.4 CAI)电子文件对背景信息和元数据的依赖性 数据库，不得由个人分散保管。 背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过 3 CAD电子文件的整理与归档 程产生的人员和机构等方面的信息。元数据(Meta- 3.1 CAI〕电子文件的整理 data)是指