【毕业设计、论文】浅谈环境档案管理实现电子化信息化的必要性.pdfVIP

(。．．， 一 浅谈环境档案管理实现电子化信息化的必要性 ■ 陈红新 摘要：环境业务档案和文书档案等纸 案和环保科技业务档案．其中环保科技 二、环保档案管理电子化的特点和方式 质档案的收集和整理是环保档案管理中 档案又分为环境管理、环境监测、环境污 1．电子文件的特点 最基础的日常管理工作。但在文件电子化 染和防治、环境监理、环境科学研究、环 电子文件通常是指人们在社会活动 逐渐替代纸质文件的信息时代．我们要利 境工程与基本建设、仪器设备和环境标 中形成的，以计算机光盘、磁片等化学磁 用信息技术实现环境档案信息化管理．这 准、计量，然后再按国家环保局环保档 性材料为载体的文件材料．主要包括电 不仅仅是使用电子检索．还要充分做好电 案保管期限和茂名市环保局文书档案 子文书、电子信件、电子报表、电子图 子文件的归档和利用。在加强电子文件归 保管期限进行鉴定。档案保管期限一般 纸、纸质文件转换成的电子图片档案 档的同时．必须将原有的纸质文件转换成 分为三类：永久、30．年和10年。档案管理等。与纸质文件相比，电子文件有以下 电子图片的归档方式保存起来．以便利 员通过系统的方法将纸质档案迅速而规 几个特点：(1)不是直现的纸质文件，它 用。所以。我们应充分认识电子文件的特 范地整理起来．使档案信息发挥到有效 需要通过现代办公设备的支持才能使 点。结合环保科技业务档案的实际情况， 的作用。 用；(2)可以直接由计算机等现代化设备 确保档案的安全性、完整性。为环境管理、 虽然档案管理员按照档案法》的规 迅速地处理和传递；(3)可以实现档案资 环境监测、环境污染和防治、环境监理、环 定的“八防”来完成日常的保管工作．但以 源的使用共享．不会受到时间和距离的 境科技研究及解决业务管理问题提供有 现在的纸质保管方法来说．纸质资料很难 影响；(4)电子文件的保存条件和要求与 效、准确的档案责料。 避免发黄、发霉、生虫、遗失等问题的发 纸质档案不同．虽然对保存场地要求不 关键词：环保；档案管理；电子化 生。面对大量的纸质环境保护的原始资料 高。但对环境的温度、湿度和防磁性等 一、传统环保档案归档管理现状 档案．有什么方法能更有效地将这些问题 条件要求较高。 1．环保档案的特点 解决呢?这就是我们探讨利用电子文件归 2．电子文件归档的方式 环保工作是一项具有多领域、多方面 档方法的必要性。 目前电子文件归档方式有两种．一是 性的科学技术工作．它涉及的方面也是多 3．电子文件归档管理方式不被重视 将文件保存在磁盘上．二是网络移交归 元素的。在进行环境管理、环境监测、环境 的原因 档。将电子文件保存在磁盘上。从理论 污染和防治、环境监理、环境科技、环境法 电子文件归档比纸质文件归档的工 上看可以长期保存．但由于电子的载体 制信访、环境研究等一系列的专业活动中 作量大且技术含量高．很多人不愿承担 不像纸质档案的载体那样稳定安全．它 会产生不可改变的大量原始资料．这些原 此项工作。一方面是因为怕增加工作量， 的稳定性差、易损坏。如何确保电子文 始资料就是我们环保档案形成的不可缺 另一方面是由于必须借助计算机进行编 件的安全存放．如何做到电子文件的数 少的真实材料。 目归档、存档和管理。这对不懂计算机操 据不丢失．这些细节是管理工作中必须 2．传统的环保档案管理方法 作的管理立卷人来说不容易接受。概言 重点考虑的。面对这些问题我们不得不 因为档案室一般都是综合性的．档案 之．电子文件归档工作难以发展的主要 制作多份备份磁盘存档．然而存贮磁盘 管理员在收集档案的过程中用科学的方 原因是：