任务7 多人协同处理文档 重要.pptVIP

任务7：多人协同处理文档 任务分解（相关知识点） 批注 修订 审阅 比较与合并 脚注/尾注 题注 组织结构图 重点 修订、脚注/尾注、题注 难点 修订、题注 不修改原稿，只对文档提出建议的审阅方式，即批注。多个审阅人可以在文档中加入自己的批注，最后由文档的定稿人一并阅读，综合考虑审阅意见后对公文进行修改并定稿。Word的文字批注可以采用醒目的批注框（称为“气球”），它可以显示批注内容、位置等详细信息，比较符合手工批注的阅读习惯。 查看与编辑文字批注：当用户在文档中插入批注以后，Word的“审阅”工具栏即会自动打开。也可以右击工具栏的任意位置，选中“审阅”命令即可将工具栏打开，可以使用其中的按钮对批注进行操作。 点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选中“批注”命令就能够看到文档中的所有批注。 查看某位用户的批注（或修订）：打开“显示→审阅者” 菜单命令，选中需要查看的审阅者姓名，则文档只显示该用户插入文档的批注。若文档有多位参与审阅的用户插入了批注，查看时只要将“I”形光标放入批注框，即可看到批注人的姓名、批注日期和时间。 修改批注：点击批注框，即可修改批注框中的内容。在公文定稿过程中，用户可以参考批注对文档进行编辑。 删除批注：若某处的批注不再需要，可右击批注框，选择“删除批注”命令即可将其从文档中删除。 与通常使用的修改方法不同，文档定稿人不仅可以看出何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而提高公文的审阅效率 。 插入修订：打开待审阅的文档，将光标放在需要插入修订的位置，打开“审阅”工具栏，点击“修订”按钮： 在当前光标位置输入第一条修订，完成后将光标移到新的修订位置，再次输入第二条修订。 全部修订输入完毕以后，点击“修订”按钮退出修订状态，按常规方法保存文档即可。修订后的文字显示为带有下划线的红色字体。 注意：当点击“修订”按钮以后，用户不仅可以向文档插入内容，也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”内，未来的定稿用户可以做出接受或拒绝删除的选择。 编辑修订：编辑修订就是在文档定稿时接受或拒绝修订。 修订有插入和删除两种情况，用户也可以选择两种不同的编辑修订方式。 插入修订：对于插入文档内容的修订，定稿用户只须右击文档中的修订文字，根据需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令。 删除修订：对于删除文档内容的修订，定稿用户只要右击“删除框”，根据需要选择“接受删除”或“拒绝删除”命令。 重要文档往往有很多人参与审阅，定稿者需要逐一查看所有批注和修订，以便深入了解每位审阅人的想法。Word提供了查看审阅过程的两种方法 ，以方便查看文档中的批注和修订。 审阅窗格查看：利用文档窗口下面的一个水平窗格——“审阅窗格”，可以查看主文档的修订和批注，页眉和页脚的修订以及文本框修订等内容。 点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选择“审阅窗格”命令，显示“审阅窗格”。其中灰色长条中的文字标明了文档部位（主文档、页眉和页脚、文本框等），灰色长条下面的区域则会显示批注或修订的内容（插入的内容、删除的内容、审阅人姓名和审阅日期）。右击“审阅窗格”中的内容，则可以打开快捷菜单执行接受删除、拒绝删除等操作。 提示：使用“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”和“后一处修订或批注”按钮，可以快速查看页面中的批注或修订。 页面视图查看：文档定稿除了需要查看不同审阅者的批注或修订以外，有时还需要了解不同审阅阶段的进展。使用“审阅”工具栏中的“显示以审阅”列表，选择其中的命令可以看到各个审阅阶段的具体情况： 为了加快文档的起草速度或者集思广益，有时一份文档需要几位作者共同撰写。使用word提供的比较合并功能对合并的两个文件进行比较，然后在新文档中显示源文档和目标文档的异同，最后由用户决定需要保留或删除的内容。 合并：合并结果显示在目标文档中 合并到当前文档：合并结果显示在当前文档中 合并到新文档：合并结果显示在新建文档中 注：三种合并方法的主要区别是合并结果的显示位置不同。 如果待合并的文档与当前文档的内容相同，则会弹出提示对话框告知“Word未发现这两个文档有何区别”。 ⑴合并：源文档将合并到目标文档的前面，且在目标文档中进行保存的合并。在源文档窗口中点击“工具→比较并合并文档”菜单命令，在打开的“比较并合并文档”对话框中选中要合并的目标文档名称，点击“合并”按钮。Word就会自动打开目标文档，将源文档的名称和内容放到目标文档的前面，页面中的所有文本均带有红色的下划线。右击带有红色下划线的文本，选择“接受插入”命令，则文本的下划线全部消失，全部变成文档默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文档中带有下划线的文字全部消失。此后点击“保存”按钮，就可以将源文档的内容合并到目标文档并保存了 ⑵合并到当前文档：把目标文档合并