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PR-会议活动执行细则.ppt
专业引领方向 细节提升价值 公关会议活动执行细则 专业引领方向专业性:任何一个行业都有自己的专业性,“隔行如隔山”你选择这个行业就要充分了解此行业的专业知识,才能更好的服务客户,使之得到客户的认可。细节提升价值细节:现行业状况,全国从事此行业公司不计其数,怎样才能脱颖而出?重视每一步细节,从前期业务沟通到会议活动中的执行再到后期总结,都要细致入微,只有这样你才能脱颖而出,在行业内树立口碑,从而得到更多的客户,创造更大的价值。 现行业内问题 异地会议活动供应商旅行社、酒店 专业性较差 会议所用设备AV、布展材料等 沟通障碍 普通话不好、客户对你的要求一定要去落实 旅行社及酒店优势 对本地实际情况非常了解 我们要根据当地实际情况给予客户建议,包括接机、酒店、会议设备、演出、旅游、礼品等 客户 北京、上海等地大型公关广告公司 这类客户是非常专业,通常是按照要求进行实施。利润较低 直接客户 通常这类客户对行业专业知识不是很了解,更需要我们的专业来打动客户。包括前期活动策划、中期管理及后期总结。利润较高 提升专业度 前期与客户沟通体现专业性 成功案例 专业的策划方案PPT、 背景分析、主题策划、亮点策划、晚宴策划、旅游建议、酒店推荐、视觉设计、执行管理等 专业报价单excel 中期会务管理 AV设备知识及布展材料知识 后期提供活动报告 活动照片、活动视频集锦、活动报告 AV设备及布展材料 AV:音响、灯光、视频 建议找各自AV供应商进行定期培训 布展 背景板制作、特殊异性背景制作、展示区制作。 建议找各自布展供应商进行定期培训 活动执行 接机 签到入住酒店 会议 晚宴 旅游 送机 根据活动参加人数,安排全天在机场接机; 为了确保每一位客人的安全,确保每个座位都有安全带; 提前统计的来宾行程,按照到达时间表; 机场设计醒目接机牌和车头牌; 合理安排接机车辆,并提供矿泉水和湿纸巾; 在车上统计来宾信息,并通知酒店签到处工作人员,提前准备签到物资; 合理的接机安排保证每一位客人不等候,确保不疏漏每一位客人; 接机服务 签到入住 酒店大堂设置明显签到标志; 根据前期分房信息提前准备出房间钥匙; 酒店专人在签到台协助办理入住手续,缩减签到时间; 在来宾房间准备制作精美的欢迎卡 布展管理 活动前一天将所有制作物资运至酒店,根据会场图有效率的进行搭展工作。 施工期间要求施工人员按照酒店规定进行,保证所有物资搭建牢靠,连接处牢靠,保证安全。 要求所有电线以安全线路布置,外露线路要求用盖板盖好。 布展期间要求所有制作工人高效率完成,并按照施工图纸安全操作,并在搭建完成后迅速清理现场垃圾。 会务人员前期与酒店进行细致详尽的沟通; 酒店房间提前确认房间,签到时要求酒店服务人员进行配合。 提前与酒店确认用餐菜单、时间、地点及人数等,执行时专人随时与酒店沟通用餐时间。 专人会议期间随时与酒店沟通茶歇时间,确保客人能够按时享用茶点; 提前检查酒店安全通道、消防设施; 活动中专人负责酒店用电等各项协调管理工作,确保活动流畅、顺利进行; 确保酒店能够处理活动中的一些突发事件; 酒店管理 专业AV人员,确保会议现场灯光、音响、视频等AV设备正常使用; 按照流程表进行,随时与灯光、音响、视频人员沟通,确保会议进展顺利。 制作时间提示牌,确保演讲人按时完成演讲。 提前与摄影师及摄像师沟通,确保不漏拍,保证全程摄像效果。 及时调节会场温度,确保来宾能够在舒适的环境中进行沟通交流; 会议管理 专业AV人员,确保晚宴现场灯光、音响、视频等AV设备正常使用; 专人负责演员管理和催场; 抽奖道具落实 确保互动游戏道具正常使用; 晚宴管理 领导祝酒 外请演出 互动游戏 抽奖 专人对旅游人数进行统计,确保车辆、导游等安排就绪,确保旅游质量。 安排专业旅行社进行旅游指导 全程优秀导游景点介绍 有组织的进行旅游活动 旅游全程为没人上意外伤害保险 车上配备饮料及备用医药箱 旅游管理
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