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第一节 办公室日常事务 一、值班工作 （一）值班的任务和作用 值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面: 1、办理领导交办的有关事项 2、下班后和放假期间的文件和事务处理 3、来访接待工作 4、沟通上下级通讯联系 5、记好当天大事记 (三项记录:电话记录、接待记录、值班日记) （二）对值班室与值班人员的要求 值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。 值班人员必须做到以下几点: 1、服务的精神和高度责任心 2、要提高警惕,遵守值班纪律 3、认真做好保密工作 4、接待来访来电要热情 5、要认真学习业务知识,提高业务水平 6、填写值班日志,做好交接工作 （三）值班日志与交接班 填写值班日记应注意以下事项: 1、填写值班者的姓名和值班时间 2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清楚,不加评论,不带个人感情,实事求是。 3、注意做好交接班工作 二、印章及介绍信的管理工作 印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 （一）印章 秘书部门掌管的印章主要有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。 作用: (1) 标志作用 (2) 权威作用 (3) 法律作用.(4) 凭证作用 （二）介绍信 （三）印信注意事项 1、印信的刻制 2、印章启用前应备文通知有关部门 3、保管者不得委托他人代管 4、盖章要端正,清晰 5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。 三、电话工作 （一）通话工作的内容 包括:打电话、接电话和作电话记录。 1、接打电话: 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。 2、电话记录 它包括五个部分:即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。 3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。 （二）通话工作的要求 1、礼貌热情 2、作好记录 3、收话后,必须马上解决问题 4、不属于职权范围内的事,不随便应允或反驳 四、保密工作 信息保密是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的要求。 一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发,将秘密信息控制在一定的范围和时间内,防止被泄露和利用,使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。 从载体上分,信息的安全及保密工作通常包括: *口头信息的安全及保密工作 *纸面信息的安全及保密工作 *电子信息的安全及保密工作 （一）秘书在保密工作中需要注意的几个方面 (1) 文件保密。做好接收、传递、保管工作。 (2) 会议保密。不能随意扩散和泄露。 (3) 科技保密。 （二）做好特定信息的保密 1、人事信息 2、财务信息 3、产品信息 4、客户信息 五、接待工作 接待工作可分内宾接待和外宾接待 （一）内宾接待 1、掌握来宾情况 。如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次、时间和大体意图。 2、指定专人负责落实各项安排。 3、搞好迎送、食宿和日常服务。 4、了解来访目的，给予必要帮助。 5、接待来宾应持的态度。 （二）外宾接待 1、来宾的性质 2、外宾接待工作的内容,这是具有高度政策性的工作。 3、做好各项接待准备工作 ⑴物质准备(吃住外) ⑵人员准备 ⑶资料准备 ⑷信息准备 ⑸政策准备 4、安排好生活服务 5、做好宣传报道和安全保卫工作 6、宴请与赠送活动 7、要安排好外宾的会见 8、做好经费结算与接待工作总结 ，无遗忘携带之物 （三）送行 六、出差期间的单位工作安排 出差期间的秘书工作，应按领导意见与指示、处理有关的事项。 七、陪同 1、陪同准备 2、物质准备 3、资料准备 第二节 办公环境管理 一、合理布置办公室 （一）布置办公室的要求 1、布置办公室的基本要求 求 （1）采用一大间办公室。 （2）使用同样大小桌子。 （3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。 （4）将通常有许多外宾来访的部门置于人口处。 2、办公室布置的三大原则 （1）有利于沟通。 （2）便于监督。 （3）协调、舒适。 3、办公室布置的具体要求 （二）布置办公室的工作程序 （1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析。 （2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。 （3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅。 （4）绘制办公室座位布置图。 （5）对设备的安放提出建议。 二、营造健康、安全的办公环境 （一）安全检查的内容 （1）学法懂法，树立安全意识。 （2）上岗前学习有关规章制度。 （3）主动识别安全隐患。