004文档管理快速指南.doc

JUMP管理系统 “文档管理”规定及快速指南 文档管理包括两个部分： 我的文档管理：管理自己的文档，即将自己的文档上传到系统中保存，以免由于电脑故障等造成文件丢失； 办公文档管理：部门及公司的公共文档，用于存放需要与公司中其他同事共享的文件。 文档管理规定 各部门主管或项目经理，应在系统中自己所管理的部门或项目下建立所需要的文件夹，并设置好相应的权限。 员工可对主管或经理提出文件夹建立的建议； 凡工作中要求完成的文档，必须上传到“办公文档管理”中。部门主管或经理负责检查。 建议将文档先上传到“我的文档管理”中，再发布到“办公文档管理”，以便于自己工作及查找文档的方便。 “我的文档管理”快速操作指南（主要部分） 登录系统后出现首页，类似如下显示： 图 1 如在操作过程中需要回到首页，可随时点击“首页”链接（图 1绿圈处）。 “文档管理”在左侧导航栏“应用系统”的“协同工作平台下”（图1红圈处） 提示：如在页面上看不到左边菜单栏，点击浏览器左边框处的开关即可打开（图2红圈处）： 图 2 点击“文档管理”进入文档管理子系统，如下图所示： 图 3 点击左侧导航栏中“我的文档管理”，进入我的文档管理，如下图所示： 图 4 点击左侧导航栏“我的文档管理”后面的图标，即可增加根文件夹； 点击了增加根文件夹后，出现如下图所示： 图 5 输入文件夹名称，提交即可，建好的根文件夹将出现在左侧导航栏中。 点击一个文件夹名，将显示该文件夹的内容，如下图所示： 图 6 点击“新增文件夹”，可新增这个文件夹下的子文件夹，方法与新增根文件夹相同（参见：3.5）； 点击“编辑”，可修改这个文件夹，方法类似新增文件夹； 点击“删除”，可删除这个文件夹，包括其下的文件和子文件夹； 点击“新增文档”，可在这个文件夹中上传文档： 点击“新增文档”后，弹出新增文档页面，如下图所示： 图 7 点击“浏览”找到自己电脑中的文件，再点击“打开”即可； 点击提交即完成文件上传。“描述”、“搜索关键字”可填写，也可不填写，但建议最好填写，便于在文件较多时用系统的搜索功能查找文件。搜索关键字一般为文件中的重要词汇，如“销售”、“客户”，或其中相关的重要企业名、人名等。 提示：上传文件可能需要一段时间，尤其是文件比较大时，此时页面会产生停顿，属正常现象。 文件上传成功后，如下图所示： 图 8 点击一个文件，出现如下图所示： 图 9 提示：如没有看见上图下部文件相关信息部分，在浏览器下端有开关，点击中间的“方块”图标即可打开信息显示； 点击“下载”即可下载该文档； 点击“删除”，则删除该文档； “办公文档管理”快速操作指南（主要部分） 点击左侧导航栏的“办公文档管理”，进入办公文档管理，如下图所： 图 10 点击一个部门或项目组，即可在右面窗口看到这个部门下的文件夹，如下图所示： 图 11 点击图 12右上角的“新增文件夹”可在此部门中新增文件夹： 点击“新增文件夹”后，如下图所示： 图 12 填入相应内容即可； 提示：“文件复制要求”中，第一个选项指从系统的其它文件夹复制文件到此文件夹时，可以在此文件夹中新增文件，即复制原来此文件夹没有的文件；第二个选项则是指复制时不能新增文件，只能复制此文件夹原有的文件，复制过来时将原文件覆盖。但此选项不影响上传文件时新增文档。 点击“下一步”，设置访问此文件夹的权限，如下图所示： 图 13 如选择“其它”，出现如下图所示： 图 14 可选择“单位架构”，即一个部门，先点击前面的小方框打“勾”，然后点击后面的图标，出现如下图所示，选择相应的部门，然后提交即可，则整个所选部门的人员都可访问这个文件夹： 图 15 也可选择“公共用户小组”（项目小组），操作方法与上面选择单位架构相同； 或直接“选择使用者”，点击“选择使用者”后面的图标，出现如下图所示，先选择所需要人员所在的部门或小组，再选择相应的人员添加到右边的框中，然后提交即可： 图 16 点击“下一步”设置创建子文件夹的权限，设置方法参见：4.3.3； 点击“下一步”设置修改当前文件夹的权限，设置方法参见：4.3.3； 点击“下一步”设置删除子文件夹的权限，设置方法参见：4.3.3； 点击“下一步”设置创建/修改文件的权限，设置方法参见：4.3.3； 点击“下一步”设置删除文件的权限，设置方法参见：4.3.3； 点击“下一步”，如前面的设置有任何问题，可点击“上一步”进行修改；如没有问题，点击“完成”，即可创建文件夹。 点击图 12其中一个文件夹，可看到该文件夹中的内容，如下图所示： 图 17 “新增文件夹”，可新增此文件夹下的子文件夹，方法同4.3； “编辑”，可修改当前文件夹信息，如文件夹名等； “删除”，可删除当前文件夹，包括其下的文件和子文件夹； “新增文档”，可在当前文件夹下上传文件，