档案管理系统简介.doc

档 案 管 理 系 统 内 容 简 介 ——制作人：☆殇※凌乱☆ 2011.4.25 概述： 众所周知，档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。在过去，部门都采用纸张资料保存档案，不仅消耗大量人力物力，更是容易受人员流动和环境变化而导致档案丢失，无法完整、长期的保存。 随着现代信息技术的发展，为档案资料的保管与高效利用提供了科学、有效的手段和工具——“档案管理系统”。该系统能够把部门信息档案清晰而完整的保存在数据库中，不仅省时省力，而且操作方便、安全性高。 档案管理系统的主要功能： 1、档案的移交功能： 档案的来源多种多样，不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转移，同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移，利用档案管理系统，可快速准确定位档案信息并确保档案信息的严谨性和完整性。 2、档案的校正功能： 档案归档后，档案信息是不允许轻易修改或变更的，但在档案管理的实际活动中，因种种原因，可能需要对档案的信息进行校正。利用档案管理系统，可以高效、准确的校正档案资料，节省了时间，提高了效率。 3、档案的鉴定功能： 在档案的保管利用过程中，档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况，档案管理系统会自动对档案保管期进行校验，对接近或已过保管期限的档案，系统会自动提示相关业务人员。 4、档案的保存功能： 由于采用高端信息数据库技术作为强大支持，档案管理系统中的数据可以自动安全的保存，即使中间出现问题也可通过备份数据库还原出错前的档案信息，安全而且实用。 5、档案的销毁功能： 在档案的保存和利用过程中，因种种原因，有些档案需要销毁。档案的销毁更须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行。 系统提供两种销毁方式： （1）、彻底删除方式，执行这种销毁方式后，系统将该档案的记录从数据库中彻底删除。 （2）、正常销毁方式，执行这种销毁方式后，系统只是将该档案打上销毁标记，并未从数据库中物理删除该档案记录，但此后，该档案将无法被利用，如无法被查阅、下载、复印等。 部门将获得的益处： 1、促进企事业档案资源的共享 对档案资源的管控突破了时空限制，档案管理员可以随时随地查看、修改、上传档案。 2、加强档案安全性 多层次、多方面的安全管控来确保档案的安全共享以及保存、使用。 3、省时省力 不必再为档案管理工作的繁杂而苦恼，因为档案管理系统会清晰的分类、即时调用、省时省力，方便快捷。 档案管理系统的特点： 1、各种类型档案的全面、集中管理； 2、基于浏览器的管理窗口； 3、自动建立各种索引，方便查找； 4、通过权限的设置来确保档案的安全性； 5、用户的各种操作，档案的更新都有详细的记录。 主要功能 -电子文件管理 管理各种类型的电子档案，全方位的索引、浏览及查询； 可以选择是通过邮件附件还是文件链接来分派文件； 版本控制、强大的附件管理能力； 基于浏览器的档案共享。 - 纸质文件、传真等文件管理 支持A6-A3 高速文件扫描仪； 支持A2-A0 大幅面扫描仪,扫描工程图； 支持中、英文文字识别； - 文件流 排程的文件上传及分派助理； 文件讨论、邀请与警示的协同作业； 整合微软SharePoint, 微软Workflow Foundation,K2.Net等高性能文件流系统； 支持Lotus Note, Ultimatis, WorkflowGen 等文件流引擎。 -档案安全管理 实现档案、资料夹安全性管理； 根据使用者、群组和职务划分，提供强大的安全保护； 文件版本控制； 用户操作日志。 适用行业： 政府部门 扫描并管理政府档案、人事档案、公文、会议记录、审批文件等。 制造业 扫描并管理生产过程中的各种生产工单、定货单、供应商资料、ISO档案等。 物流业 扫描并管理客户签收的快递单、代收货款收据、报关单据、客户资料等。 金融服务业 扫描并管理大量的业务凭证、业务记录、信贷资料、客户详细资料等。 学校 扫描并管理学校教师、学生信息及学校平时各种档案、公文等。 医院 扫描并管理医院病人信息、药房信息等各部门档案、资料等。 ······ - 系统设置管理 1、用户使用界面设置 2、数据批量上传 3、高度弹性的系统设计 4、稽核历程追踪 5、数据备份 2011.4.25