酒店管理会所 酒店行政部档案管理制度.pdfVIP

档案管理制度 依据国家档案法规定，为做好酒店建档工作，保证文书档案、声像、影像档案资料 的及时归档和妥善保管，提高酒店档案管理水平，特制定档案管理制度。 一 立卷归档 1、立卷归档的职责： 1）酒店各部门均为立卷归档部门。综合办公室负责酒店的立卷归档工作，各部门、 员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件资料要妥善保存、及时归档编号，任何 人不得以任何理由拒绝归档。 2、立卷归档的范围： 1）重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、 会议简报、会议记录、会议纪要等； 2）酒店的各种规章制度、实施细则； 3）上级机关发来的与酒店有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文 件资料； 4）酒店对外的正式发文与有关单位来往的文书； 5）酒店的历史沿革、大事记及反映酒店重要活动的剪报、照片、声像、影像等； 6）酒店的请示与上级机关的批复；酒店反映主要工作活动的报告、总结； 7）酒店内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、重要工作记录（表单）及 工作简报； 8） 酒店与有关单位签订的合同、协议书等文件资料； 9） 酒店管理人员任免的文件资料； 10）关于员工奖励、处分的文件资料； 11）本酒店员工劳动、工资、福利方面的文件资料； 12）酒店重要设备档案、财会资料； 13）反映酒店各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市 场营销资料等。 二、 档案的借用 1、酒店员工应严格执行档案管理制度，履行借阅手续。 1 2、员工调用本部门的档案，应征得本部门经理同意。 3、调用酒店档案，应提出申请填写《档案借阅登记表》，经部门经理同意，报综合办 公室存档方可调用。调用的档案，不得带离酒店，借阅档案两日内归还。 4、凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关，不得查、借阅，因工作需要必须经总 经理批准方可查阅。 5、严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。 6、丢失资料者，应及时书面通知综合办公室负责人，以便采取相应的补救措施。 8、销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。 9、凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。 10、凡调离本酒店职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。 三、档案管理 1、凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。 2、存放永久和长期档案的专柜，由综合办公室负责管理。 3、各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理 档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。 4、档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅，查阅重要 带密级档案需经有总经理批准。本制度的最终解释权归酒店所有。 档案借阅流程： 申请人到综合办公室填写《档案借阅登记表》 经部门经理签字 交综合办 综合办存档借阅 所需表格 《档案借阅登记表》 2