档案管理基础(第5章 档案的保管).pptVIP

第五章 档案的保管 档案库房示例： 第一节 档案保管工作的任务、要求和条件 一、档案保管工作的任务和要求 （一）档案保管工作的含义 1. 档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理工作。它的目的是维护档案的完整与安全，为档案工作提供良好的物质基础。 2. 档案保管工作的内容，主要包括三个方面：其一，档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；其二，档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；其三，保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。 （二）档案保管工作的任务 1. 建立和维护档案的存放秩序 2. 保持和维护档案实体良好的理化状态 （三）档案保管工作的要求 1. 注重日常管理工作 归档和接收的档案及时入库；调阅完毕的档案及时复位；定期进行档案的清点和检查，发现问题及时处理。 2. 预防为主，防治结合 保护档案实体安全的方法主要有两种： 一是如何预防档案实体损坏的方法； 二是当环境不适宜档案保管要求时或当档案实体受到损坏后如何处置的方法。 3. 重点与一般兼顾 重点照顾核心单位的、需长久保存的档案，同时 兼顾其他档案。 二、档案保管的物质条件 是指档案库房管理所需的一切物质装备的总称。 （一）档案库房 档案库房的要求： 第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适； 第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品； 第三，档案库房必须是坚固的正规建筑物，符合“八防”的要求。 （二）档案装具 是指用以存放档案的柜、架、箱等，它们是档案室（馆）必须的基本设备。 档案活动密集架节省空间，对建筑承重有较高要求。 （三）档案保管设备 是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有：空调机、除湿机、加湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照和阅读复制机、光盘刻录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等。 （四）档案包装材料 指卷皮和卷盒 （五）消耗品 包括：防霉杀虫剂、吸湿剂、办公用品等。 第二节 档案库房的管理 一、档案库房的编号 有两种编号方法： 一种是为所有的库房编制一个总的顺序号，编顺序号适合于库房较少的档案馆（室）； 另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼”、“东二楼”、“西一楼”、“西二楼”等。 二、档案架（柜）的排放和编号 排放要求： 整齐一致； 避光通风； 空间利用； 统一编号。 三、档案的存放和全宗排列 （一）存放和排列 一般是按照全宗为单位，根据全宗顺序号或全宗分类进行排列。 （二）存放方式 一般有两种：一是竖放，一是平放。 目前采用较多的是竖直排放的方法，方便存取。 有些特殊或珍贵的档案采用平放的方法存放，能使文件上的皱纹逐渐舒展消失，能有效延长档案的寿命。但是，采用平放的方法，堆叠的高度不能超过0.4米为宜。 全宗内档案的排放： 1. 全宗内档案一般按照整理编号的顺序排列上架； 2. 档案馆内全宗的排列顺序，与全宗的顺序号有可能一致，也可能不一致。 四、档案存放位置索引 存放位置索引的种类: 第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。（如下图） 第二种是指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了什么档案。（如下图） 五、档案代理卡 由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要，经常会将库房中已经上架排放好的档案暂时移出库房，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所谓的“代理卡”或“代卷卡”，格式如下表： 六、全宗卷 定义：全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 全宗卷