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如何做商务谈判纪要.doc
如何做商务谈判纪要
介绍商务谈判纪要的文种特征,结构与写法等
一、文种特征
(一)商务谈判纪要的概念
商务谈判纪要是指记载商务谈判情况和谈判的主要内容及议定事项的带有一定协约性的文书。商务谈判纪要是在谈判记录的基础上整理而成的,集中反映了谈判的基本精神和议题、结果。它是相当于谈判各方共同对前阶段谈判进行总结。商务谈判纪要是下一步签订协议或合同的依据.也是向有关领导、部门汇报谈判情况和成果的载体。有些谈判纪要经过会谈双方签字确认后,还可以作为意向书出现,从而起到法律依据的参考作用。
(二)商务谈判纪要的特征
.纪要性与契约性
所谓纪要,是记录要点的文字,并非原原本本的记录。同时,商务谈判纪要必须经双方或谈判各方都认可才行,因此带有一定的契约性。
.契约性而非法律性
作为商务协约性文书,谈判纪要是双方协商的产物,并经双方同意认可共同签署。对双方有一定的约束性,主要是业务道德的约束性,但没有直接的法律约束力。
二、结构与写法
(一)标题
由谈判事由和文件名称构成。如《关于筹建裘皮工艺品公司的会谈纪要》。
(二)正文
.开头
它是对谈判情况的综述。具体包括:谈判时间、地点、谈判双方国别、单位名称或谈判代表姓名、谈判目的、议题、取得的主要成果或就哪些问题达成了初步协议。要求简洁、概括。例如:“中国畜产进出口总公司××分公司(甲方)与新加坡童童裘皮中心(乙方)就建立合资公司一事于19 X×年8月17~19日在北京建国饭店举行洽谈,并取得圆满成功。会谈就以下几个问题达成了一致意见。”
.主体
按相互之间的逻辑关系分条列项,概括列出谈判的主要议题,在每一议题下写明谈判双方或多方经谈判协商后取得的一致意见。
具体包括:
(1)双方取得一致意见的主要目标及其具体事项。
(2)双方的权利和义务。
(3)需要进一步磋商的问题。或者为了留有余地,写明“对未尽事宜,另行协商”字样,以便会后具体化或更趋完善。
作为契约性文书,写作时常使用“双方同意”、“双方认为”、“双方一致表示”、“双方商定”等习惯性用语。例如:
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(一)甲乙双方为发展中国裘皮工艺,增强两国经济技术合作,扩大我裘皮出口业务,决定合资经营一家公司。
(二)合资公司名称定为“中新京童公司”。其主要任务是组织裘皮工艺品的生产及技术交流,培养设计人员和制造人员,开拓国际市场,促进两国经济技术发展,增进两国人民友好往来。
(三)总公司设在中国北京,分公司设在新加坡。总公司设正副总经理 各一人,总经理由甲方委派,副总经理由乙方委派。分公司设正副经理各一人,经理由乙方委派,副经理由甲方委派。总公司、分公司各配备工作人员2—3人,工资标准另定。
(四)董事会由甲方代表、乙方代表、童童裘皮中心、中国畜产进出口总公司、北京工商管理部门、新加坡××有关部门代表共9人组成。董事会推选董事长一人、副董事长一人。每年召开董事会两次,研究和讨论公司的重大问题。
(五)甲乙双方共同担负筹建工作。工程总投资为25万元人民币,甲方投资为52%、乙方投资为48%。
(六)公司成立后,凡由公司完成的业务,佣金由公司资金中提取。
(七)凡经营所得利润,按双方投资比例分配。
(八)公司一切活动必须遵守双方政府的有关法令及法规。
(九)为尽早建成“中新京童公司”,双方应精诚合作,最大限度地提供方便。(《关于筹建裘皮工艺品公司的会谈纪要》)
三、落款双方谈判代表签名、日期。例如:
××股份有限公司
代表:(签字)
×年×月×日三、写作要点提示
××股份有限公司代表:(签字)×年×月×日
备注:商务谈判纪要的写作是一项非常严肃的工作,写作中要注意以下几个问题:
一是忠于谈判记录,真实、准确反映谈判情况,不可随意更改记录内容。
二是突出中心、明确重点,对谈判中的实质问题、敏感问题、有争议的问题的表述明确无误。
三是语言简练准确,不可模棱两可以致发生歧义,层次要清晰,避免杂乱无章.前后矛盾。
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