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会计档案整理方法讲义汉中市档案局 郭金光 一、会计档案概念 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条） 二、会计档案的内容与归档范围 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证； 2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿； 3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 二、会计档案的内容与归档范围 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 ★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。（其它类） 三、归档时间 当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。 四、归档要求 1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、 保管、销毁等制度。 2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。 3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装订成册，保管期限为5年。 4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用装订，保管期限为5年。 五、保管期限 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 各类会计档案的保管期限参照（附表一、二）所列期限执行。 ▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表示。 六、分类与代号 会计档案分为四大类：即：财务报告、帐薄、凭证、其它类 机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会计档案代号是“9”，其中： 凭证1 帐簿2 财务报告3 其他4 机关 ： KJ1 KJ2 KJ3 KJ4 2000 2005六年 2006 2007 2011 002 003 020 021 120 目录号KJ3.2 案卷号002 六、分类与代号 分类方案 六、分类与代号 如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立卷的，在一级属类后面加二级属类。 模式： 报表3 帐簿2 凭证1 其他4 例： KJ1.2010.1——政府办 KJ1.2010.2——投资服务中心 KJ12010.3——拆迁办 七、会计档案的整理要求 1、立卷 （1）年度报表独立组卷。 ▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。 七、会计档案的整理要求 （2）帐薄一册一卷，每本帐薄（包括电算化管理的帐薄）在原封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签上的内容填写。模式： 七、会计档案的整理要求 ★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。 七、会计档案的整理要求 ★整理会计凭证应注意的问题： 由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。 凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在目录注明永久或长期保管期限。 七、会计档案的整理要求 2、编目 （1）编页码 ▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填